A levelezőegyesítés^(Mail) a Microsoft Word szolgáltatása, amely segít a személyre szabott levelek, címkék, borítékok, e-mailek és címtárak létrehozásában. Mivel a körlevélkészítés nem tartozik az MS Word^{(MS Word)} leggyakrabban használt szolgáltatásai közé, előfordulhat, hogy egyes felhasználók nem tudják, hogyan kell leveleket, címkéket és borítékokat létrehozni  a Wordben .^(Word)

Ha időt szeretne megtakarítani az egyes levelek, címkék vagy egyéb dokumentumok kézi személyre szabásával, akkor a körlevél-egyesítés jól jöhet. Még akkor is, ha soha nem próbált körlevél létrehozását, a folyamat meglehetősen egyszerű, és az alábbiakban végigvezetjük az egyes lépéseken.

Hogyan készítsünk körlevél-leveleket

A Microsoft Word^{(Microsoft Word)} egy varázslóval rendelkezik, amely végigvezeti a körlevél-levelek létrehozásán^{(creating mail merge letters)} . A varázsló kérni fogja a használni kívánt levelet és a levél címzettjeit, ezért győződjön meg róla, hogy készen áll a címzettek listája beszúrásra. Ha nem, nem nagy baj, bármikor hozzáadhatja a címzettek listáját manuálisan.

1. Nyisson meg egy Word -dokumentumot, és írja be az üzenetet. Hagyja el a személyre szabott elemeket (például cím, név, város stb.). Egyelőre csak hagyhat egy üres helyet, ahol be szeretné szúrni ezeket az elemeket, például:

1. Ha a sablon készen áll, válassza a Levelezések^(Mailings) > Körlevél indítása^{(Start Mail Merge )} > Lépésről lépésre történő körlevél varázsló^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )} lehetőséget a felső szalagon.

1. Megjelenik egy új ablaktábla az MS Word ablakának jobb szélén. Ez a varázsló végigvezeti Önt a folyamaton. Első lépésként ki kell választania a dokumentum típusát, amelyen dolgozik. Válassza a Letters lehetőséget , majd válassza a Tovább: Kezdő dokumentum^{(Next: Starting document)} .

1. A következőben ki kell választania azt a dokumentumot, amelyet a körlevélhez használni szeretne.
   Ha már beírt bizonyos tartalmat a leveléhez, válassza az Aktuális dokumentum használata^{(Use the current document)} lehetőséget .
   Ha használatra kész sablont szeretne használni, válassza a Start a sablonból lehetőséget. ^{(Start from a template. )}Ha kiválasztotta a kezdő dokumentumot, kattintson a Címzettek kiválasztása^{(Select recipients)} elemre . 

1. A következő lépés a címzettek kiválasztása. Feltételezve, hogy van egy Excel -lap a címzett adataival, importálhatja az adatokat a Meglévő fájl használata^{(Use an existing file)} opció kiválasztásával , majd a következő részben a  Tallózás kiválasztásával.^(Browse)

Az Intéző segítségével navigáljon a címzettek listáját tartalmazó lapra, válassza ki a lapot, majd válassza a Megnyitás^(Open) lehetőséget . 

Amikor kiválasztja a lapot, megjelenik a Táblázat kiválasztása^{(Select Table)} ablak. Válassza ki a megfelelő táblázato(ka)t. Ügyeljen arra, hogy jelölje be az Első adatsor oszlopfejlécet^{(First row of data contains column headers)} szöveg melletti négyzetet, ha ez igaz az Ön adataira, majd kattintson az OK gombra^(OK) .

Ezután megjelenik azoknak a címzetteknek a listája, amelyeket a Word az egyesítés során fog használni. Ha minden rendben van, válassza az OK lehetőséget^(OK) . 

Ha hozzáadta az Excel -lapot, válassza a Tovább: Írja meg levelét lehetőséget^{(Next: Write your letter)} .

1. Most már készen áll arra, hogy helyőrzőket adjon a leveléhez. Vigye a kurzort oda, ahová a helyőrzőt szeretné hozzáadni, és válassza a További elemek^{(More items )} lehetőséget a körlevélpanelen.

Megnyílik az Egyesítési mező beszúrása^{(Insert Merge Field)} párbeszédpanel, ahol kiválaszthatja a megfelelő helyőrzőt, és a Beszúrás^(Insert) gombbal hozzáadhatja a levélhez.

1. Ha az összes egyesítési mezőt beszúrta, válassza a Tovább: Betűk előnézete lehetőséget^{(Next: Preview your letters)} .

Ez megmutatja a körlevéllel generált összes levél előnézetét. A levelek előnézetét a körlevélpanelen lévő nyílgombokkal válthatja át.

1. Válassza a Következő lehetőséget: Az egyesítés befejezése^{(Next: Complete the merge)} . A következő lépésben válassza a Nyomtatás^(Print) (ha az összes betűt ki szeretné nyomtatni) vagy az Egyedi betűk szerkesztése^{(Edit individual letters )} > Összes^{(All )} lehetőséget (ha a betűket egyetlen dokumentumba szeretné egyesíteni).

Körlevél-címkék létrehozása

Mindig célszerű a levelezőlistát rendezetten összeállítani egy Excel - lapon, hogy ne szédüljön meg, ha valakinek a levelezési adataira van szüksége. Ha azonban ki szeretné nyomtatni a címkéket, az Excel lap-összeállítás nem fogja kivágni azokat. Ehelyett levélegyesítési címkéket kell létrehoznia^{(create mail merge labels)} az MS Wordben.

1. Ha már rendelkezik Excel -táblázattal a levelezési adatokkal, ugorhat a következő lépésre. Ha nem, rendezze levelezőlistáját egy Excel - lapon. Adjon hozzá néhány fejlécet ( Keresztnév^{(First Name)} , Vezetéknév , Cím^(Address) stb.), és rendezze a listát.
2. Váltson át MS Word -re . Címkék létrehozásához használja a varázslót. Nyisson meg egy üres dokumentumot, és válassza a Levelezések^(Mailings) > Körlevél^{(Select Mail Merge )} kiválasztása > Lépésenkénti körlevél varázsló^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} lehetőséget . 

1. Válassza a Címkék^(Labels) , majd a Tovább: Dokumentum indítása^{(Next: Starting document)} lehetőséget . 

1. A következő képernyőn válassza a Dokumentum elrendezésének módosítása lehetőséget^{(Change document layout)} . Ezután válassza a Címkebeállítások lehetőséget a termékszám és a címkemárka beállításához .^{(Label options)}

Miután kiválasztotta az OK gombot^(OK) , a címkék körvonalazva jelennek meg a dokumentumon. Ha nem, nyissa meg a Táblázat kialakítása^{(Table Design )} > Szegélyek^{(Borders )} menüpontot, és válassza a Rácsvonalak megtekintése lehetőséget.^{(View Gridlines.)}

1. Lépjen vissza az MS Word Levelezések lapjára, és válassza a ^(Mailings)Címzettek kiválasztása^{(Select Recipients)} > Meglévő lista használata lehetőséget. ^{(Use an Existing List. )}

Keresse meg a levelezőlistát tartalmazó Excel -fájlt. ^(Excel)Válassza ki a fájlt, majd válassza a Megnyitás^(Open) lehetőséget .

1. Ekkor megjelenik a Táblázat kiválasztása^{(Select Table )} ablak. Ha több lapja van a munkafüzetben, itt egynél több elemet fog látni. Válassza ki azt, amelyik tartalmazza a levelezőlistát. Jelölje be az Első adatsor oszlopfejlécet^{(First row of data contains column headers,)} szöveg melletti négyzetet , majd kattintson az OK gombra^(OK) . 

1. Az MS Word^{(MS Word)} importálja a levelezőlistát. Válassza a Címblokk^{(Address Block)} lehetőséget . Nézd meg a jobb oldali előnézetet. 

Ha nem úgy néz ki, ahogy szeretné, válassza a Mezők egyeztetése lehetőséget. ^{(Match Fields. )}Győződjön^(Make) meg arról, hogy minden részlet megfelel a munkalap megfelelő fejlécének, majd kattintson az OK gombra^(OK) .

Nézd meg újra az előnézetet. Ha jól néz ki, válassza az OK lehetőséget .

1. Ekkor a címkén a <<AddressBlock>> felirat látható . Lépjen a Levelezések^(Mailings) > Címkék frissítése^{(Update Labels)} menüpontra , és adja hozzá a <<AddressBlock>> az összes címkéhez.

1. A címkék készen állnak az összevonásra. Lépjen a Levelezések^(Mailings) > Befejezés és egyesítés^{(Finish & Merge )} > Egyedi dokumentumok szerkesztése menüpontra^{(Edit Individual Documents)} . 

Megjelenik egy kis ablak. Válassza az Összes^(All) lehetőséget , majd az OK lehetőséget .

1. Ekkor az összes címkét egyesítve fogja látni.

Körlevél-borítékok létrehozása

A körlevél-borítékok létrehozása többnyire ugyanaz, mint a címkék esetében, de néhány módosítással. 

Ismét kattintson a Levelezések^(Mailings) > Körlevél indítása^{(Start Mail Merge)} > Lépésről lépésre történő körlevél varázsló elemre^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} , de ezúttal válassza a Borítékok^(Envelopes) lehetőséget , majd alulról válassza a Tovább: Kezdő dokumentum lehetőséget.^{(Next: Starting document)}

1. A rendszer felkéri, hogy válasszon kiinduló dokumentumot. Válassza a Borítékbeállítások lehetőséget^{(Envelope options)} a boríték méretének és a szállítási/visszaküldési cím helyének kiválasztásához (lásd a következő lépést), majd válassza a Tovább: Címzettek kiválasztása lehetőséget^{(Next: Select recipients)} .

1. Amikor kiválasztja a Borítékbeállítások lehetőséget^{(Envelope options)} , egy kis ablak jelenik meg. Válassza ki a kívánt borítékméretet, és válassza ki a betűtípust, valamint a szállítási és visszaküldési címet.

1. A varázsló következő lépése a címzettek kiválasztása. Válassza a Meglévő lista használata^{(Use an existing list)} lehetőséget (feltéve, hogy már rendelkezik a címzett adatait tartalmazó Excel -lappal), majd válassza a Tallózás^(Browse) lehetőséget a fájl megkereséséhez . Válassza ki a megfelelő fájlt, majd kattintson a Tovább: A boríték elrendezése^{(Next: Arrange your envelope)} gombra . 

1. A következő képernyőn válassza a Címblokk^{(Address block)} lehetőséget, nézze meg az előnézetet, és győződjön meg arról, hogy úgy néz ki, mint ahogyan szeretné, majd kattintson az OK gombra^(OK) .

Ekkor a borítékon megjelenik a  <<AddressBlock>>

1. Válassza a Következő lehetőséget: A borítékok előnézete^{(Next: Preview your envelopes)} . Ugyanazt az előnézetet fogja látni, mint az előző lépésben, csak a dokumentumon. A varázsló ablaktábláján lévő nyílgombokkal válthat a borítékok között.

A borítékok készen állnak az egyesítésre. Válassza a Következő lehetőséget: Az egyesítés befejezése^{(Next: Complete the merge)} .

1. A következő képernyőn megjelenik az Egyedi borítékok szerkesztése^{(Edit individual envelopes)} lehetőség . Jelölje ki, válassza az Összes^(All) lehetőséget az összes rekord egyesítéséhez, majd válassza az OK lehetőséget .

Ekkor az összes boríték egyetlen dokumentumba egyesítve jelenik meg.

Könnyű tömegnyomtatás és e-mailek

A körlevél használatával rengeteg időt takaríthat meg, amelyet egyébként a levelek, címkék vagy borítékok testreszabásával töltene. Ez azonban nem minden, amit megtehetsz az MS Word programmal . Létrehozhat üdvözlőkártyákat^{(greeting cards)} , füzeteket^(booklets) és indexkártyákat^{(index cards)} is .

Az e- mail^(Mail) -egyesítés már egy ideje létezik, de ha folyamatait szeretné hatékonyabbá tenni, a Microsoft Office 2019 bevezetett néhány ügyes funkciót^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} , amelyeket érdemes megnéznie.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge is а Microsoft Word feature that helps you streamline creating personalized letters, labels, envelopes, emails, and a directory. Since maіl merge is nоt аmong the most commonly uѕed MS Word featurеs, some users might not know how to do a mail merge in Word to create letters, labels, and envelopеs. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

Related posts

• Címkék létrehozása a Wordben Excel-táblázatból

• Automatikus szöveg létrehozása és használata a Microsoft Word programban

• Hogyan készítsünk kitölthető űrlapokat a Wordben

• Képletek létrehozása és használata táblázatokban a Wordben

• Körlevél létrehozása a Microsoft Word programban

• Exportálhatja a névjegyeket az Outlook, az Outlook Express és a Windows Live Mail alkalmazásból

• A Word változásainak nyomon követése (online, mobil és asztali)

• Szöveg rendezése a Wordben

• Hogyan lehet biztonságosan jelszóval védeni egy Excel fájlt

• Szöveg elrejtése és Rejtett szöveg megjelenítése a Wordben

• Megjegyzések hozzáadása vagy eltávolítása a Wordben

• Javítás, ha a Word csak olvasható módban nyílik meg

• Használja a Format Painter programot a Wordben a formázás másolásához és beillesztéséhez

• A dokumentumok összehasonlítása és kombinálása a Wordben

• Hogyan készítsünk üdvözlőkártyát MS Word segítségével

• Szúrjon be egy Excel-munkalapot egy Word-dokumentumba

• Hogyan szerezhető be a Microsoft Word ingyen

• 12 hasznos Microsoft Word tipp és trükk

• Hogyan csoportosítsunk munkalapokat Excelben

• Hogyan nyomtathatunk borítékra a Microsoft Word programban