Ha egy vállalkozás, szervezet vagy magánszemély egységes dokumentumot szeretne létrehozni, például nyomtatványokat, leveleket vagy postai címkéket, amelyek azonosak, kivéve bizonyos információkat, például a Címzett^(Recipient) nevét, címét vagy telefonszámát . Ehhez el kell végezni a Körlevél^{(Mail Merge)} folyamatot, amely lehetővé teszi egy egyszerű személyre szabott dokumentum létrehozását.

A körlevél használata a Wordben

A Microsoft Word Levelezés lapján található Körlevél^{(Mail Merge)} -eszközök lehetővé teszik a Körlevél- egyesítés^{(Mail Merging)} végrehajtását . Ezek az eszközök

• Körlevél indítása^{(Start Mail Merge)} : A Körlevél indítása^{(Start Mail Merge)} hozzon létre egy dokumentumot, és küldje el több személynek. Beszúrhat mezőket, például Név és Cím^(Address) . A Word^(Word) minden címzettről^(Recipient) másolatot készít, és lecseréli ezeket a mezőket a személy adataira.
• Címzett^{(Select Recipient)} kiválasztása: A Címzett^(Recipient) kiválasztása lehetővé teszi azoknak a személyeknek a listájának kiválasztását, akiknek el szeretné küldeni a dokumentumot.
• Címzettlista szerkesztése^{(Edit Recipient List)} : Ezzel módosítja a címzettek listáját, vagy kiválasztja a kívánt személyeket, akik megkapják a leveleket. Ebben az eszközben rendezheti, szűrheti, megkeresheti és eltávolíthatja a duplikációkat, valamint ellenőrizheti a lista címeit.

A levelek kézi körlevél -egyesítésének beállítása^{(Mail Merge)}

• Ha egy levélhez kézi körlevél^{(Mail Merge)} -összevonást szeretne beállítani, először létre kell hoznia egy üres dokumentumot, lépjen a Levelezés lapra^{(Mailing tab)} .
• Válassza a Körlevél indítása^{(Start Mail Merge)} , majd a Levelek^(Letters) lehetőséget .
• Kattintson a Címzettek kiválasztása^{(Select Recipients)} elemre .
• Megjelenik egy legördülő menü; választhat az Új lista^{(Type a New List)} beírása , a Meglévő lista^{(Use an Existing List)} használata , az Outlook névjegyek közül választhat^{(choose from Outlook Contacts)} .

A Type a New List^{(Type a New List)} lehetőséget fogjuk használni .

Megjelenik az Új ^{( New)} címlista^{(Address List)} feliratú párbeszédpanel . A párbeszédpanelen szöveget írhat be a sorokba és oszlopokba. Az Új címlista^{(New Address List)} párbeszédpanel bal oldalán néhány parancs lehetővé teszi a lista módosítását; ezek az úgynevezett Új bejegyzés^{(New Entry)} , Bejegyzés törlése, Oszlopok keresése^(Find) és testreszabása^{(Customize Columns)} .

Új sor hozzáadásához kattintson az Új bejegyzés^{(New Entry)} gombra . Sor törléséhez válassza a Bejegyzés törlése lehetőséget^{(Delete Entry)} . Oszlopok hozzáadásához, törléséhez, átnevezéséhez, fel és le mozgatásához válassza az ^(Select)Oszlopok ^(Columns)testreszabása^{(Customize Columns)} lehetőséget . Írja be az adatokat^{(Enter Data)} a listába, kattintson az OK gombra^(OK) , és mentse^(Save) a fájlt. Ha vissza szeretne lépni, és szerkeszteni szeretné a listát, kattintson a Címzettlista^{(Edit Recipient List)} szerkesztése, most szerkesztés lehetőségre.

Most már írhat vagy másolhat egy levelet a dokumentumba.

Vigye a kurzort arra a helyre, ahol mezőket szeretne beszúrni, és válassza a Mezők beszúrása és egyesítése^{(Insert and Merge Fields)} lehetőséget ; válassza ki a kívánt mezőket. A mezők előnézetét az ABC előnézeti eredményekre^{(ABC Preview Results)} kattintva tekintheti meg .

A mezőket mutató dokumentumokhoz való visszatéréshez kattintson ismét az ABC előnézeti eredményekre^{(ABC Preview Results)} .

Most válassza a Befejezés és egyesítés lehetőséget^{(Finish and Merge)} . Választhat az Egyedi dokumentumok szerkesztése^{(Edit Individual Documents)} , a Dokumentum nyomtatása^{(Print Document)} és az E- mail üzenetek küldése^{(Send Email Messages)} lehetőségek közül . Válassza ki a választását; akkor meglátod az eredményt.

A Körlevél varázsló^{(Mail Merge Wizard)} használata a levélhez^(Letter)

Ezúttal a Körlevél-összevonás varázsló^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} segítségével hozzuk létre a körlevél-összevonást , amely a legegyszerűbb folyamat a körlevél^{(Mail Merge)} létrehozásához .

1. Lépjen a Levelezés indítása elemre a ^{(Start Mail Setup)}legördülő menü^{(Drop-Down Menu)} alján, és válassza a Lépésről lépésre írt körlevél varázsló^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} lehetőséget .
2. A jobb oldalon megjelenik egy Körlevél ablak . ^{(Mail Merge Pane)}Válasszon egy dokumentumtípust^{(Document Type)} ; a Lettert választjuk^(Letter) . Most kattintson a Tovább^(Next) gombra .
3. Az aktuális dokumentumot^{(Current Document)} fogjuk használni .
4. Címzettek^(Recipients) kiválasztása : Beírhat egy új listát, válasszon az Outlook névjegyei közül, és írjon egy új listát. Egy meglévő listára megyünk.
5. Tallózással^(Browse) válassza ki a fájlt. Ezután kattintson a ^(Click) Tovább^(Next) , majd az OK gombra^(OK) . Megjelennek a körlevél^{(Mail Merge recipients)} címzettjei
6. Kiválaszthatja, hogy engedélyezi-e vagy letiltja-e a Címzetteket a ^(Recipients)négyzet^(Box) be- és kipipálásával ; kattintson az OK gombra^(OK) , majd a Tovább^(Next) gombra .
7. Írja meg a levelét^{(Write Your Letter)} . Ez a bemutató a Címzett^{(Add Recipient)} adatainak hozzáadása a leveléhez. Vigyük a kurzort oda, ahol az információt szeretnénk.
8. A címblokkot^{(Address Block)} fogjuk használni ; megjelenik egy Cím beszúrása ^{(Insert Address)} párbeszédpanel^{(Dialog Box)} . Kiválaszthatja a kívánt formátumot.
9. A Címblokk beszúrása^{(Insert Address Block)} ablak jobb oldalán található egy navigációs gomb^{(Navigation Button)} , amely lehetővé teszi a címblokkban való mozgást.
10. Válassza ki a címet, majd kattintson az OK gombra^(OK) . A Körlevél ablaktáblában^{(Mail Merge Pane)} is beszúrhat egy üdvözletet az üdvözlő sorra^{(Greeting Line )} kattintva , válassza ki a kívánt kijelölést, majd az OK   , majd a Tovább^(Next) gombot .
11. Leveleinek előnézete^{(Preview Your Letters)} . A levél bekezdésének előnézete alatt található egy navigációs gomb, amellyel (<< Recipient>>) navigálhat a címblokkban, majd a Tovább^(Next) .
12. Egyesítés befejezése – Két lehetőség közül választhat: Egyéni szerkesztése^{(Edit Individual)} vagy Nyomtatás^(Prin) . Válassza az Egyén szerkesztése lehetőséget.^{(Edit Individual.)}

Most van egy körlevél^{(Mail Merge)} .

Ossza meg velünk a megjegyzésekben, ha bármilyen problémája van, és felvesszük Önnel a kapcsolatot.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a business, organization, or individual wants to create a consistent document such as forms, letters, or mаiling labels that are identical exсept for sреcific information, for inѕtance, the name, address, or telephоne number of the Recipient. To dо this, you need to perform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

Related posts

• A Körlevél használata a Wordben levelek, címkék és borítékok létrehozására

• Körlevél létrehozása a Microsoft Word programban

• Az Újraírási javaslatok használata a Word for Web alkalmazásban

• Az Excel, a Word vagy a PowerPoint legutóbb nem tudott elindulni

• Füzet vagy könyv létrehozása a Microsoft Word segítségével

• Függő behúzás létrehozása a Microsoft Word és a Google Docs programban

• Szerző hozzáadása, módosítása, eltávolítása a szerzői tulajdonságból az Office-dokumentumban

• Az alapértelmezett fájlformátum megváltoztatása a Word, Excel, PowerPoint programban való mentéshez

• Hogyan lehet vízjelet beszúrni a Word dokumentumba

• Növelje a legutóbbi fájlok számát a Wordben, Excelben és PowerPointban

• A billentyűparancsok nem működnek a Wordben

• Mi az ASD fájl, és hogyan lehet megnyitni a Microsoft Word alkalmazásban?

• Hogyan készítsünk szórólapot a Microsoft Word-ben

• A Jarte egy funkciókban gazdag, ingyenes hordozható szövegszerkesztő Windows PC-hez

• Hogyan lehet e-mail címeket kivonni a Word dokumentumból

• Javítsa ki a sárga háromszöget felkiáltójellel az Excelben vagy a Wordben

• Hogyan készítsünk egy oldalt fekvő helyzetben a Wordben

• Hogyan lehet egyszerre eltávolítani az összes szakasztörést a Wordben

• Hogyan használhatjuk a hivatkozott szöveget a Wordben több dokumentum frissítéséhez

• Word dokumentumok Word helyett WordPadben nyílnak meg