Az Excel két elsődleges funkciója, hogy lehetővé teszi az adatok kezelését és megtekintését különböző nézőpontokból, a program egyik egyszerűbb, de hatékonyabb eszköze pedig a Rendezés^{(Sort )} funkció.

Legyen szó egyszerű növekvő/csökkenő rendezésről, egynél több változó alapján történő rendezésről az adatok csoportos megjelenítéséhez vagy a sorok integritásának megőrzéséhez, vagy egyszerű alfanumerikus rendezésről a táblázatos adatok rendezettségének megőrzésére, az adatok Excelben^(Excel) való rendezése alapvető készség.

Kevés program alkalmasabb táblázatos adatok rendezésére, mint az Excel , és a rendezések futhatnak az egyszerűtől a viszonylag egyszerűtől a rendkívül kifinomultig. Míg az Excel rendezési képessége – amit a megfelelő adatkészlettel és a program belső működésének egy kis ismeretével megtehet – valóban robusztus és alapos, a mai technikai tipp két alapvető fajtatípusra összpontosít, az alábbiak szerint:

• Adatok rendezése egyetlen oszlopban
• Adatok rendezése több oszlopban

A táblázatok természetesen oszlopokból és cellasorokból vagy táblázatos adatokból állnak, ahol minden oszlop tények, számok vagy bármilyen egyéb részlet kategóriánkénti logikai felosztását tartalmazza, mint például nevek, címek, pénznem, részek. számok és így tovább – a táblázat típusától függően. A sorok^(Rows) viszont embereket, tárgyakat vagy alakokat jelenítenek meg egymás mellett, vagy ugyanabban a példányban vagy előfordulásban.

A táblázat típusától és a benne lévő adatoktól (például nevek, címek, telefonszámok és egyéb vonatkozó adatok táblázatos listája) függően a sorok gyakran hasonlítanak az adatbázis rekordjaihoz.

Adatsorok rendezésekor minden sornak meg kell őriznie sértetlenségét anélkül, hogy az adatokat véletlenül egyik sorból a másikba helyeznénk át, ami – amint azt lejjebb látni fogja – itt hasznos az adatok több oszlopon történő rendezése.

Rendezés egyetlen mezőben

A táblázatban lévő rekordokat sorok szerint rendezheti, a rekordok celláit pedig oszlopok szerint rendezheti. Természetesen megadhat növekvő vagy csökkenő rendezési sorrendet. A program alapértelmezés szerint növekvő / alfanumerikus sorrendben rendezi a szöveget A -tól Z -ig, a számokat pedig a legkisebbtől a legnagyobbig. A csökkenő rendezési sorrendben történő rendezés természetesen Z -ről A -ra fordítja a régebbieket , vagy úgy, hogy a nagyobb számok felülről kezdődnek.

Az Excel^(Excel) sok funkciójához hasonlóan itt is van néhány módszer az egyszerű rendezés végrehajtására; azonban minden, amire szüksége van az ilyen típusú rendezéshez, a jobb egérgomb legördülő menüjében található, amint az alább látható.

1. A felugró menü megnyitásához kattintson a jobb gombbal^{(Right-click)} egy mezőre abban az oszlopban, amelybe rendezni szeretné a táblázatot.
2. Görgessen^(Scroll) le, és vigye a kurzort a Rendezés^(Sort) elemre a legördülő menü megnyitásához.
3. Kattintson a Rendezés A-tól Z^{(Sort A to Z)} -ig lehetőségre növekvő sorrendben, vagy a Z-tól A-ig rendezésre^{(Sort Z to A )} csökkenő sorrendben ( Ne feledje^(Note) , hogy az Excel nem veszi figyelembe az 1. sor celláiban lévő adatokat a rendezés során; a program feltételezi, hogy ez a sor tartalmazza az oszlopcímkéket vagy fejléceket.).

Ez az egyszerű rendezés sok adattípus esetén működik, kivéve ha a sorok és oszlopok azonos vagy ismétlődő adatokat tartalmaznak. Ezekben az esetekben két vagy több oszlopba kell rendezni, ami a következő lesz.

Rekordok rendezése több mezőben

Az adatok összetettségétől függően előfordulhat, hogy egynél több oszlopba kell rendeznie. Talán a legjobb példa az adatbázisok ábécé szerinti sorrendbe rendezése vezetéknevek sorrendjében. Tegyük fel, hogy adatai több azonos vezetéknévvel rendelkező személyt tartalmaznak. Ezekben az esetekben érdemes megbizonyosodni arról, hogy Linda Johnson megelőzi Lydia Johnsont^{(Lydia Johnson)} , Cherri Anderson pedig Charles Anderson után… Érted az ötletet.

A Rendezés^(Sort) párbeszédpanelen több feltétellel egyéni kereséseket is beállíthat , így.

1. Kattintson^(Click) egy cellára a rendezni kívánt adatok első oszlopában.
2. Kattintson az Adatok^{(Data )} elemre a címsor alatt az Adatszalag megnyitásához^(Data) . (A szalag természetesen az alkalmazásablak tetején található kontextuális lapok sora.)
3. A Rendezés és szűrés^{(Sort & Filter)} részben kattintson a Rendezés^{(Sort )} gombra a Rendezés párbeszédpanel megnyitásához.

• Kattintson a Rendezés alapja^{(Sort by)} legördülő menüre, és válassza ki az első oszlop nevét a rendezéshez. (Ne feledje, hogy az Excel az oszlop 1. sorában jeleníti meg a tartalmat, amely ebben az esetben tartalmazza az oszlopcímkéket. Ezt az opciót kikapcsolhatja, ha törli az Adataim fejléceit^{(My data has headers)} jelölőnégyzet bejelölését.)
• Kattintson a Szint hozzáadása^{(Add Level )} gombra , ha újabb oszlopot szeretne hozzáadni a rendezési sorrendhez.
• Kattintson az Akkor^{(Then by)} legördülő menüre, és válassza ki a következő oszlopot a rendezéshez.
• Ha szükséges, ismételje meg a 6. és 7. lépést^{(Steps 6 and 7)} a rendezés paramétereinek konfigurálásához.

A Rendezés^(Sort) párbeszédpanelen való kattintással több különböző lehetőség is megjelenik a rendezések módosítására, bár ezek némelyike, hacsak nem tudja pontosan, hogy mindegyik hogyan befolyásolja a rendezést, nagy valószínűséggel nemkívánatos eredményekhez vezet.

• Kattintson az OK gombra^(OK) .
• Ha megjelenik egy Rendezési figyelmeztetés^{(Sort Warning)} párbeszédpanel, válassza a Kijelölés kibontása lehetőséget^{(Expand the selection)} , majd kattintson a Rendezés gombra.^(Sort.)

Ezenkívül, amikor kiválaszt egy oszlopot, az Excel elemzi az oszlop celláinak tartalmát, és megalapozott tippeket ad arra vonatkozóan, hogy milyen értékeket kell kitöltenie a Rendezés^{(Sort on)} és Rendezés^(Order) mezőben. Hacsak nincs konkrét (és logikus) oka ezek megváltoztatására, ne tegye. (Persze, hacsak nem kísérletezik. Én mindig ezt ajánlom – és az Excel Visszavonás^(Undo) funkciója csodálatosan működik.)

Biztosan el tudja képzelni, ez csak a kezdete annak, hogyan rendezheti az adatokat az Excelben^(Excel) . Fontos azonban észben tartani, hogy ha nem vagy óvatos, a rossz paraméterek használata egymás mellé helyezheti az adatokat, és teljesen megváltoztathatja azok pozícióját a táblázatban. A rendezés^(Sort) gyors és könnyen beállítható. A jó hír az, hogy a visszavonás^(Undo) is gyors. Ne^(Don) féljen visszavonni^(Undo) és újra próbálkozni. És újra.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Εxcel’s primary functions are to аllow you to manipulate and viеw datа from different perspectives, and one of the program’s more simple but powerful tools for doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

Related posts

• Központosítsa a munkalap adatait az Excelben nyomtatáshoz

• Adatok egyesítése több Excel-fájlban

• Az üres sorok törlése az Excelben

• Az Excel Speak Cells funkciójának használata

• Excel-munkalap beszúrása Word-dokumentumba

• Speciális VBA útmutató az MS Excelhez

• Sorok és oszlopok csoportosítása egy Excel munkalapon

• A PMT függvény használata Excelben

• Használjon dinamikus tartományneveket az Excelben a rugalmas legördülő listákhoz

• A Flash Fill használata Excelben

• Bizalmas adatok elrejtése egy Word 2007/2010-es dokumentumban

• Hogyan készítsünk egyszerű kimutatást az Excelben

• Használja a billentyűzetet a sormagasság és az oszlopszélesség módosításához az Excelben

• Több linkelt legördülő lista létrehozása az Excelben

• 4 módszer a pipa használatára az Excelben

• A #N/A hibák javítása az Excel-képletekben, például a VLOOKUP-ban

• Az ismétlődő sorok eltávolítása az Excelben

• A cellahivatkozások megőrzése képlet Excelben másolásakor

• Az Outlook-adatfájl nem érhető el: 4 kipróbálható javítás

• Dátum szerinti rendezés az Excelben