A Google Drive^{(Google Drive)} az egyik legjobb és legnépszerűbb mód a fájlok megosztására az ügyfelek, munkatársak és barátok között anélkül, hogy közvetlen letöltésre lenne szükségük.

Egy évtizeddel ezelőtt ezeket a fájlokat e-mail mellékletként vagy hivatkozásként küldte volna el egy olyan webhelyről, mint a Megaupload vagy a MediaFire . Mindannyian örüljünk, hogy ezek a napok mögöttünk vannak.

A régi webhelyek egyik népszerű funkciója, amely átkerült a mai népszerű megosztó oldalakra, például a Pastebin -re, az a lehetőség, hogy egy meghatározott idő elteltével érvénytelenítsék a linket vagy visszavonják a fájl megosztását. Ezt nem tehetjük meg e-mailben. Ez azonban egy olyan funkció, amelyet sokan nem ismernek a Google Drive -ban .

Egyes érzékeny fájlok nem élhetnek örökké az interneten . ^(Internet)Ebben a cikkben beszéljünk arról, hogyan állíthat be lejárati dátumot a Google Drive^{(Google Drive)} megosztott fájlhozzáféréséhez .

A megosztott fájlhozzáférés lejártának korlátozásai a Google Drive -ban^{(Google Drive)}

Fontos tudni, hogy ez a funkció csak fizetős G Suite - szervezethez tartozó fiókok esetén érhető el. Ez azt jelenti, hogy a szabványos Google -fiókok vagy a G Suite ingyenes, régi verzióját használó fiókok nem használhatják a megosztott fájlhozzáférési lejáratot.

Azok a felhasználók, akik nem tartoznak egy fizetős G Suite -szervezethez, továbbra is megoszthatnak velük fájlokat lejárt lejárattal, de ennek a követelménynek teljesülnie kell a megosztott fájlhozzáférés lejáratának beállításához a Google Drive-ban. Ha olyan cégnél dolgozik, amely saját e-mail fiókját rendeli hozzá egy egyéni Gmail -domainen keresztül, akkor jó eséllyel ezen a fiókon keresztül hozzáfér ehhez a funkcióhoz.

A megosztott fájlhozzáférés lejáratának beállítása a Google Drive -ban^{(Google Drive)}

Természetesen ennek a folyamatnak az első lépése egy fájl megosztása valakivel. Fájljainak Google Drive-on való megosztásához a legegyszerűbb, ha hozzáfér a fájlhoz, majd a jobb felső sarokban megkeresi a nagy kék Megosztás^(Share) gombot – ezt nem hagyhatja ki.

Kattintson^(Click) rá, és egy átvilágítódoboz jelenik meg, amely lehetővé teszi, hogy beírja az e-mail címek listáját, amellyel megoszthatja a fájlt.

Kattintson az OK gombra a fájl megosztására vonatkozó meghívó(k) elküldéséhez, amikor készen áll. Ezután újra meg kell nyitnia ugyanazt a fájlt, és ismét kattintson a kék Megosztás^(Share) gombra, vagy kattintson a jobb gombbal a fájlra, és kattintson a Megosztás^(Share) elemre . Ezúttal kattintson a Speciális^(Advanced) elemre az átvilágítódoboz jobb alsó sarkában.

Itt, ha az egérmutatót azon felhasználók sora fölé viszi, akikkel megosztja a fájlt, egy időzítő ikon jelenik meg, amelyen a „ Lejárat beállítása^{(Set expiration)} ” felirat látható, amikor rámutat. Ha nem látja ezt az ikont, az azt jelentheti, hogy nem egy kompatibilis G Suite - szervezethez tartozó fiókot használ. Ha igen, kattintson rá.

Egy másik oka annak, hogy nem látja, mert a Google frissítette a Google Drive grafikus felhasználói^(GUI) felületét . Ehelyett előfordulhat, hogy a nevük melletti kis legördülő menüre kell kattintania, majd az Ideiglenes hozzáférés megadása lehetőségre^{(Give temporary access)} .

Most egy az alábbi kettőhöz hasonló ablakot fog látni. A felső kép a Google Drive^{(Google Drive)} újabb verziója, és valószínűleg azzal, amivel találkozni fog.

Ennek hatására megjelennek a hozzáférési lejárati beállítások. A legördülő menüre kattintva megjelennek a 7 napos és 30 napos gyakori dátumok, vagy az Egyéni dátumra^{(Custom date…)} kattintva állíthatja be saját lejárati dátumát.

Egyéni dátum beállításával kiválaszthat egy napot a naptárnézetből. Az egyetlen bökkenő az, hogy nem választhat időpontot, csak dátumot – a fájl éjfél előtt egy perccel minden kiválasztott napon lejár.

Ha elégedett a megosztott fájlhozzáférési lejárat beállításával, kattintson a Módosítások mentése^{(Save changes)} , majd a Kész gombra^(Done) . Ez az!

Fontos szem előtt tartani, hogy a felhasználók a letöltéssel továbbra is hatékonyan tudják tartani a fájl lejárati dátumát. Ennek megakadályozása érdekében be kell állítania a hozzáférésüket úgy, hogy csak a fájl megtekintését engedélyezze (nem szerkesztheti), és engedélyezze a „ Letöltési, nyomtatási és másolási lehetőségek letiltása a hozzászólók és a nézők számára^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} ” lehetőséget.

Ha fiókja egy nem régi G Suite-szervezethez tartozik, a megosztott fájlhozzáférés lejárata egyike azoknak a sok kihasználatlan előnynek, amelyeket nagyszerűen használhat. Ez csak néhány másodpercet vesz igénybe, ezért ne hagyja, hogy ezek az érzékeny fájlok örökké a háttérben maradjanak!

Arra az esetre, ha a G Suite nem elég biztonságos vagy nem felel meg az Ön szabványainak, van egy nagyszerű útmutatónk a saját személyes felhőtárhely beállításához^{(how to set up your own personal cloud storage)} . Tekintse meg a felhőmegosztás teljes ellenőrzéséhez.

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Google Drive has еmerged аs one of the best and most popular ways of sharing files between clients, coworkers, and friendѕ without requiring them to make a dirеct download.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

Related posts

• A Google Backup and Sync használata a merevlemez biztonsági mentéséhez

• A Google Drive „A letöltési kvóta túllépése” hiba kijavítása

• Megosztott tárolómeghajtó létrehozása kettős rendszerindító rendszerekhez

• Fájlok automatikus biztonsági mentése a Google Drive-ra vagy a OneDrive-ra az adatvesztés megelőzése érdekében

• Hogyan szkennelhet be a Google Drive-ba telefonjával

• Hogyan állítsuk be az e-mailek lejárati dátumát és idejét az Outlookban

• Meghibásodott merevlemez-meghajtó hibaelhárítása

• Gantt-diagram hozzáadása a Google Dokumentumokhoz

• A háttérszín megváltoztatása a Google Dokumentumokban

• Gyorsan hozzáadhat dátum- és időbélyegeket egy Excel-munkalaphoz

• Rendeljen meghajtóbetűjeleket a mappákhoz a Windows rendszerben

• A válaszérvényesítés beállítása a Google Űrlapokban

• A Google Chrome Offline (önálló) telepítő letöltése

• Az OK Google be- és kikapcsolása Android-eszközén

• Videó beágyazása a Google Diákba

• Zene hozzáadása a Google Diákhoz

• 7 módszer a böngésző naprakészen tartására a legjobb biztonság érdekében

• A Google emlékeztetők beállítása és kezelése

• A Google naptár szinkronizálása az Outlook programmal

• A margók módosítása a Google Dokumentumokban