Mindig szörnyű tragédia, ha valaki elveszít valami fontosat, amin dolgozott, mert nem mentette el megfelelően a dokumentumát. Ez gyakrabban történik meg, mint azt az Excel és Word felhasználók gondolnák!

Szerencsére a Microsoft számos olyan funkcióval bővítette az elmúlt néhány verziót, amelyek segítenek csökkenteni az összeomlások, áramkimaradások, véletlen törlés stb. miatti adatvesztések esélyét. Az egyik funkció az AutoRecover , a második pedig kevésbé ismert funkció, az úgynevezett AutoBackup .

Ebben a cikkben arról fogok beszélni, hogyan konfigurálhatja mindkét lehetőséget úgy, hogy adatai a lehető legnagyobb biztonságban legyenek. Azt is szeretném megemlíteni, hogy az Office legújabb verziói lehetővé teszik a dokumentumok közvetlenül a OneDrive -ba történő mentését, amit érdemes megfontolni, mert akkor is hozzáférhet a munkájához, ha a merevlemez meghibásodik.

Excel automatikus helyreállítása

Az Automatikus helyreállítás^{(Auto Recover)} funkció alapértelmezés szerint be van kapcsolva, és egy meghatározott idő elteltével alapvetően automatikusan menti a dokumentumot egy ideiglenes helyre. Az automatikus helyreállítás beállításainak megtekintéséhez kattintson^{(AutoRecover)} a Fájl^(File) , majd a Beállítások^(Options) elemre .

Kattintson a Mentés^(Save) gombra a bal oldali menüben, és a Munkafüzetek mentése alatt megjelenik az ^{( Save Workbooks)}Automatikus helyreállítás^{(AutoRecover)} opció .

Alapértelmezés szerint az automatikus helyreállítási^{(AutoRecover)} adatok mentése 10 percenként történik. Az időközön kívül az Excelnek^(Excel) 30 másodpercig tétlennek kell lennie, mielőtt az adatok mentésre kerülnek. Ezenkívül az automatikusan mentett információkat a rendszer az itt felsorolt ​​automatikus helyreállítási fájl helyére menti. ^{(AutoRecover file location)}Szóval hogyan működik? Alapvetően^(Basically) tegyük fel, hogy van egy olyan munkalapja, mint az alábbi, és elmentette.

Tegyük fel, hogy hozzáadom a következő adatokat az Excel - táblázathoz, és várok körülbelül 10 percet a dokumentum mentése nélkül. Mivel az automatikus helyreállítási^{(AutoRecover)} intervallum 10 percre van beállítva, legalább ennyi ideig kell várnia az adatok mentésére.

Az én esetemben egy Excel összeomlást szimuláltam a feladatkezelő megnyitásával és az Excel folyamat leállításával. Ezt követően újra megnyitottam az Excelt^(Excel) , és azonnal megláttam a Helyreállított fájlok megjelenítése^{(Show Recovered Files)} lehetőséget .

Ha rákattint, megjelenik a helyreállítható Excel fájlok listája. Az én esetemben volt benne az eredeti fájl, amiben csak A1 és A2 formátumú adatok voltak, és benne volt az AutoRecovered fájl is, ami azokat az adatokat tartalmazza, amelyeket nem mentettem lemezre.

A lista bármely elemére kattintva megnyílik az Excel egy másik példánya, amely az adott fájl adatait mutatja. Összességében ez egy nagyon hasznos funkció azokban az esetekben, amikor nem mentette el az összes munkáját, de az Excel váratlanul véget ér.

Ennek a funkciónak a fő hátránya, hogy az automatikus helyreállítási^{(AutoRecover)} adatok ugyanazon a merevlemezen vannak tárolva, mint a fájl, így ha valami történik a merevlemezzel, minden eltűnik. A fenti beállításokban módosíthatja a helyet külön merevlemezre vagy akár hálózati helyre, amit nagyon ajánlok.

Vegye figyelembe, hogy az automatikus helyreállítási^{(AutoRecover)} információkat az Excel is automatikusan törli a következő esetekben:

1. A fájlt manuálisan vagy a Fájl^(File) – Mentés másként^{(Save As)} parancsával mentheti .
2. Bezárja a fájlt vagy kilép az Excelből^(Excel) (akár elmenti a fájlt, akár nem)
3. Az automatikus helyreállítást^{(AutoRecover)} teljesen vagy csak a munkafüzetre kapcsolja ki

Tehát alapvetően, amikor elmenti a fájlt, az megszabadul az automatikus helyreállítási^{(AutoRecover)} adatoktól. Ezen túlmenően, ha manuálisan kilép az Excelből^(Excel) , és úgy dönt, hogy nem menti az adatokat, a rendszer törli az automatikus helyreállítási^{(AutoRecover)} adatokat. Ezt^(Just) tartsa szem előtt a funkció használatakor. Ha Ön erős Excel -felhasználó, azt javaslom, hogy 10 helyett 2 vagy 3 percre állítsa az automatikus helyreállítási intervallumot.^{(AutoRecover)}

Auto mentés

Egy másik funkció, amelyet nem sokan tudnak róla, az AutoBackup . A használatához először el kell mennie, és el kell mentenie a fájlt, hogy elérje a Mentés^(Save) párbeszédpanelt. Ha már rendelkezik mentett Excel -dokumentummal, lépjen a Fájl^(File) , majd a Mentés másként^{(Save As)} menüpontra, és válasszon egy helyet. Amikor ezt megteszi, megjelenik a Mentés másként^{(Save As)} párbeszédpanel.

A párbeszédablakban kattintson az Eszközök^(Tools) gombra, amely a Mentés^(Save) gombtól balra található. Látni fog néhány lehetőséget, amelyek közül az egyik az Általános beállítások^{(General Options)} . Ha rákattint, megjelenik egy kis ablak néhány további lehetőséggel.

Folytassa, és jelölje be a Mindig hozzon létre biztonsági másolatot^{(Always create backup)} négyzetet. Kattintson az OK gombra^{(Click OK)} , és most, amikor elmenti a fájlt, egy Excel biztonsági másolat is létrejön .XLK kiterjesztéssel. Vegye figyelembe, hogy az első alkalommal, amikor ezt teszi, a fájlok pontosan ugyanazok lesznek. Ha módosítja az eredeti fájlt, majd újra menti, a biztonsági másolat továbbra is ugyanaz marad (az eredeti adatok). A harmadik mentéskor azonban a biztonsági mentési fájl frissül a második mentésig tartó információkkal.

Alapvetően a biztonsági másolat mindig egy verzióval az aktuális verzió mögött van. Tehát ha egy csomó változtatást hajtott végre, elmentette a fájlt, majd vissza akar térni ahhoz a verzióhoz, amelyen nem szerepeltek ezek a módosítások, egyszerűen megnyithatja a biztonsági másolat fájlját.

A fájl ugyanarra a helyre kerül mentésre, mint az eredeti fájl, és úgy tűnik, nincs mód ennek megváltoztatására. Ez a funkció nem ad nagy biztonságot a dokumentumnak, de bizonyos körülmények között jó.

Ha engedélyezi ezeket a biztonsági mentési és helyreállítási funkciókat az Excelben^(Excel) , remélhetőleg megkíméli Önt a fontos adatok elvesztésétől. Mindig jó lehetőség a felhőalapú tárolás (például a OneDrive ) használata extra biztonsági hálóként arra az esetre, ha számítógépe katasztrofálisan meghibásodik. Ha kérdése van, nyugodtan írjon megjegyzést. Élvezd!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s always a terrible tragedy when someone loses sоmething important they were working on because they didn’t save their document properly. This haрpens more often than you would think to Excеl and Word users!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Adjon hozzá egy lineáris regressziós trendvonalat egy Excel szóródiagramhoz

• Hogyan készítsünk hisztogramot Excelben

• Hogyan lehet biztonságosan jelszóval védeni egy Excel fájlt

• Folyamatábra létrehozása Wordben és Excelben

• Címkék létrehozása a Wordben Excel-táblázatból

• A tartomány keresése és kiszámítása az Excelben

• Útmutató az összes Excel fájlkiterjesztéshez és azok jelentéséhez

• Hogyan lehet követni a változásokat az Excelben

• Hogyan lehet kivonni a dátumokat az Excelben

• Formázza a cellákat az Excel feltételes formázásával

• Hogyan válthatunk a munkalapok között az Excelben

• Használja az Excel Mobile új „Adatok beszúrása képből” funkcióját

• A YEARFRAC függvény használata az Excelben

• Elfelejtett Excel XLS jelszó eltávolítása, feltörése vagy feltörése

• Az Excel több példányának megnyitása

• Hogyan találhat megfelelő értékeket az Excelben

• Hogyan lehet elkülöníteni a kereszt- és vezetékneveket az Excelben

• 13 OneNote-tipp és trükk a jegyzetek jobb rendszerezéséhez

• Szúrjon be egy Excel-munkalapot egy Word-dokumentumba

• Cellák összekapcsolása lapok és munkafüzetek között Excelben