Ha rendelkezik Office 365 -előfizetéssel, az egyik elérhető alkalmazás az Access . Ez egy olyan eszköz, amellyel különféle típusú adatbázisokat és jelentéseket hozhat létre számítógépén. Ha egy módszert keres egy adatbázis felépítésére, az MS Access a legjobb módja annak, hogy egyszerű vagy összetett adatbázist készítsen.

Az eszköz segítségével adatbázist hozhat létre, űrlapokat hozhat létre adatbevitelekhez, szűrheti az adatokat egyéni lekérdezések segítségével, és jelentéseket készíthet az adatokból. Lépésről lépésre haladó varázslók segítenek létrehozni ezeket az elemeket, így nem lesz túl nehéz használni.

Üres adatbázis készítése MS Access segítségével^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

Az első dolog, amit meg kell tennie, egy adatbázis létrehozása. Ehhez indítson el egy új adatbázist az Accessben^(Access) . Adattáblázatai, űrlapjai, lekérdezései és jelentései ebben lesznek elmentve. Ehhez használhatja az Access által biztosított számos sablon egyikét, vagy készíthet egyet a semmiből.

Itt létrehozunk egy adatbázist, amely a tanulói információkat tárolja, és egy üres adatbázissablont fogunk használni.

1. Indítsa el az Access alkalmazást^{(Launch the Access app)} a számítógépén.
2. Új adatbázis létrehozásához kattintson a bal oldalsáv Új elemére.^(New)
3. Új üres adatbázis létrehozásához válassza az Üres adatbázis^{(Blank database)} lehetőséget a jobb oldali ablaktáblában.

1. Kattintson^(Click) a kis mappa ikonra, és válassza ki az adatbázis mentési útvonalát. Ezután kattintson a Létrehozás^(Create) gombra .

1. Így hozhat létre adatbázist az Access segítségével . Az adatbázisának elérhetőnek kell lennie a megadott elérési úton.

Hozzon létre egy táblázatot az adatbázisában^{(Create a Table In Your Database)}

Minden adatbázis alapja a táblák. Ezekben a táblázatokban tárolódnak az adatok különböző oszlopokba, és ezeken futhat lekérdezéseket, és ezekből készíthet jelentéseket.

Amikor új adatbázist hoz létre az Accessben^(Access) , az adatlap nézetben megnyitja az új tábla létrehozására szolgáló képernyőt. Ezzel a nézettel nem a legkönnyebb dolgozni, ezért módosítania kell tervező nézetre, majd létre kell hoznia a táblázat oszlopait.

1. Kattintson a jobb gombbal^{(Right-click)} az újonnan létrehozott táblára, és válassza a Tervező nézet^{(Design View)} lehetőséget .

1. A rendszer felkéri, hogy először mentse el a táblázatát. Adja meg a táblázat nevét, majd kattintson az OK gombra^(OK) .

1. A következő képernyőn oszlopokat és azok adattípusait adhatja hozzá a táblázathoz. Az első oszlop maradjon változatlan, mert az minden egyes tételhez egyedi azonosítót generál.
2. Miközben tanulói adatbázist építünk, vigye a kurzort a második mezőbe, és írja be a Tanuló neve parancsot^{(Student Name)} . Válassza a Rövid szöveg^{(Short Text)} lehetőséget az Adattípus^{(Data Type)} mezőben.

1. A következő mezőnévként írja be az életkort^(Age) , és válassza a Szám^(Number) lehetőséget az Adattípus^{(Data Type)} legördülő menüből.

1. Adja hozzá az utolsó oszlopot Ország^(Country) névvel és rövid szöveggel^{(Short Text)} adattípusként.

1. Nyomja meg a Ctrl + S a táblázat mentéséhez.

Hozzon létre egy űrlapot az adatbázisba való adatbevitelhez^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Míg a táblázatot megnyithatja adatlap nézetben, és hozzáadhatja a szükséges adatokat, egy űrlap segítségével könnyebben megadhatja adatait. Ezenkívül nem kell beleavatkoznia a táblázat egyéb adataiba, mivel egy űrlapon egyszerre csak egy bejegyzést szerkeszthet.

Az Access űrlapvarázslójával létrehozhat egy űrlapot adatbevitelhez^{(create a form for data entry)} a kiválasztott mezőkkel.

1. Amíg az Access továbbra is nyitva van az adatbázisban, kattintson a tetején található Létrehozás fülre, és válassza az ^(Create)Űrlapvarázsló^{(Form Wizard)} lehetőséget .

1. Meg fogja kérni, hogy válassza ki az űrlapon használni kívánt mezőket. Jelölje ki mindazt, amelyhez értéket kell megadnia, és kattintson a jobbra nyíl ikonra, hogy hozzáadja őket a listához. Ezután kattintson a Tovább^(Next) gombra alul.

1. A következő képernyő négy űrlapelrendezés közül választhat. Kattintson^(Click) bármelyik elrendezésre, és egy előnézet jelenik meg a bal oldalon. Miután kiválasztotta, kattintson a Tovább^(Next) gombra alul.

1. Adja meg az űrlap nevét, és nyomja meg a Befejezés gombot^(Finish) .

1. Az űrlapnak meg kell nyílnia, lehetővé téve adatok hozzáadását a táblázathoz.

Hozzon létre egy lekérdezést az adatbázisban lévő adatok szűréséhez^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

A lekérdezés lehetővé teszi a táblákban mentett adatok szűrését különböző egyéni feltételek segítségével. Például, ha olyan 20 éves vagy idősebb tanulók adatait szeretné lekérni, akik az Egyesült Államokban élnek, létrehozhat egy lekérdezést, és létrehozhat egy táblázatot, amelyben csak a feltételeknek megfelelő tanulók szerepelnek.

1. Kattintson a Létrehozás^(Create) fülre a tetején, és válassza a Lekérdezés varázsló^{(Query Wizard)} lehetőséget .

1. Válassza az első lehetőséget, amely az Egyszerű lekérdezés varázslót^{(Simple Query Wizard)} írja , és nyomja meg az OK gombot .

1. Válassza ki a táblázatot és a lekérdezésbe felvenni kívánt mezőket, majd kattintson a Tovább^(Next) gombra .

1. Válassza a Részlet^(Detail) opciót a következő képernyőn, és kattintson a Tovább^(Next) gombra alul.

1. Adja meg a lekérdezés nevét, és nyomja meg a Befejezés gombot^(Finish) alul.

1. Kattintson a jobb gombbal az újonnan létrehozott lekérdezésre, és válassza a Tervező nézet^{(Design View)} lehetőséget . Ebben a nézetben adhatja meg a lekérdezés feltételeit.

1. A következő képernyőn megadhatja a szűrőket a lekérdezéshez. Hozzunk létre egy szabályt, amely csak a 20 éves vagy annál idősebb, az Egyesült Államokból származó diákokat jeleníti meg.
   
   Írjon be >=20 -at a Feltételek^(Criteria) mezőbe az Életkor^(Age) mezőben.
   
   Írja be az USA^(US) -t a Feltételek^(Criteria) sorába az Ország^(Country) mezőben.

1. Nyomja meg a Ctrl + S a módosítások mentéséhez.
2. Kattintson duplán^{(Double-click)} a lekérdezésre a bal oldalsávban, és látni fogja az adatok szűrt verzióját.

Hogyan készítsünk adatbázis-jelentést az Accessben^{(How To Build a Database Report In Access)}

A jelentések általában arra szolgálnak, hogy az adatokat kiemeljék az Accessből^(Access) , és önálló fájlként tekintsék meg őket. Az Access^(Access) lehetővé teszi, hogy jelentéseket készítsen a kiválasztott táblákhoz és mezőkhöz, és ugyanazt a varázslóstílust használja, mint az űrlapok és a lekérdezések.

1. Kattintson a Létrehozás^(Create) fülre a tetején, és válassza a Jelentésvarázsló^{(Report Wizard)} lehetőséget .

1. Adja hozzá a jelentésben szerepeltetni kívánt mezőket, majd kattintson a Tovább^(Next) gombra .

1. Ha csoportosítási sorrendet szeretne megadni, ezt ezen a képernyőn teheti meg. Ezután nyomja meg a Tovább gombot^(Next) .

1. Ha mezők szerint szeretné rendezni a rekordokat, ezt ezen a képernyőn teheti meg. Ezután kattintson a Tovább^(Next) gombra .

1. Válassza ki a jelentés elrendezését, és nyomja meg a Tovább^(Next) gombot .

1. Adja meg a jelentés nevét, majd kattintson a Befejezés^(Finish) gombra .

1. Kattintson a jobb gombbal^{(Right-click)} a jelentésre, és válassza a Nyomtatási kép^{(Print Preview)} lehetőséget .

1. Kattintson felül a PDF vagy XPS^{(PDF or XPS )} elemre, hogy elmentse ezeket a formátumokat.

A táblázatokkal, űrlapokkal, lekérdezésekkel és jelentésekkel rendelkező teljes adatbázis készen áll.

Hogyan építi fel adatbázisait^{(build your databases)} ? Ha az Accesst használja ,^(Access) használja a fent említett szolgáltatásokat? Tudassa velünk az alábbi megjegyzésekben.

How To Build a Database With Microsoft Access

If you have an Office 365 subscription, one of the apрs you can access is Acceѕs. It’s a tool to creаte vаrious types оf databaseѕ and reports on your computer. If you’re looking for a method on how to build a database, MS Access is the beѕt way to do it whether yоu want to build a simple or а complеx dаtabaѕe.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

Related posts

• A Microsoft Outlook nem nyílik meg? 10 módszer a javításra

• PDF-dokumentumok létrehozása a Microsoft Office-ban

• A szószám megjelenítése a Microsoft Word programban

• Hogyan exportálhatja e-mailjeit a Microsoft Outlookból CSV vagy PST formátumba

• Tegye az OpenOffice Writer kinézetét és működését a Microsoft Word-hez hasonlóvá

• Adatok migrálása az MS Accessből az SQL Server adatbázisba

• Szöveg keresése és cseréje a Microsoft Wordben

• A Microsoft Office szalag testreszabása

• A cellák zárolása a Microsoft Excelben

• Mi az a Microsoft Publisher? Útmutató kezdőknek

• Google Táblázatok vs Microsoft Excel – Mi a különbség?

• Javítsa ki a „Nem lehet elindítani a Microsoft Office Outlookot” hibát

• A könyvjelző nem definiált hibájának javítása a Wordben

• Hogyan rajzoljunk Microsoft Wordben

• Szerkesztések megjelenítése, elfogadása vagy elrejtése a Microsoft Word programban

• Mi az a Microsoft Teams és hogyan működik?

• A Microsoft Office bármely verziójának javítása

• Hogyan lehet törölni egy oldalt a Microsoft Word programban

• Hogyan készítsünk egyszerű naptárat a Microsoft Wordben

• A törölt e-mailek helyreállítása az Office 365-ben