Szakmai életében az e-mail valószínűleg az egyik legfontosabb kommunikációs eszköz. Napi szinten csinálod, és ha olyan vagy, mint én, belefulladsz.

Természetesen napi egy-két órát szánhat kifejezetten az e-mailek kezelésére. Ha azonban minden válaszra 10 percet vagy többet tölt, az e-mail hamarosan az egész napot elfoglalja – és a Gmail -értesítések kikapcsolása nem menti meg Önt.

Ezért elengedhetetlen megtanulni olyan professzionális e-maileket írni, amelyekre választ kapnak, ÉS^(AND) amelyek megírása nem tart tovább néhány percnél. Szerencsére ma már nem kell nagy írónak vagy termelékenységgurunak lenned ahhoz, hogy ezt elérd. Az egész arról szól, hogy megtaláljuk a megfelelő stratégiát és az ehhez szükséges eszközöket. 

E-mail sablonok beállítása (megőrzött válaszok)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

Az e-mail sablonok létrehozása nagyszerű módja annak, hogy időt takarítson meg azok számára, akik gyakran kapják ugyanazokat a kérdéseket vagy megjegyzéseket e-mailben. Szánjon egy napot az előre elkészített válaszok beállítására, és többé nem kell ugyanazokat a válaszokat naponta tízszer megírnia. Mind a Gmail , mind az Outlook rendelkezik ezzel a funkcióval, amellyel időt takaríthat meg, és ingyenesen automatizálhatja e-mailjeit. 

A következőképpen állíthat be professzionális e-mail sablonokat a Gmailben^(Gmail) néhány kattintással:

• Miután bejelentkezett fiókjába, kattintson a fogaskerék ikonra, és válassza a Beállítások^(Settings) lehetőséget .
• Ezután lépjen a Speciális^(Advanced) elemre, és kattintson a Sablonok^(Templates) opció melletti Engedélyezés gombra. ^(Enable)A módosítások mentéséhez görgessen^(Scroll) le az oldal aljára.

• Most már elkezdhet dolgozni saját e-mail sablonjain. Írja be a menteni kívánt szöveget egy új e-mailbe. Ezután kattintson a három függőleges pontra a jobb alsó sarokban, és válassza a Sablonok^(Templates) lehetőséget a vázlat sablonként való mentéséhez. 

Létrehozhat sablonokat a hosszú bekezdéseket, valamint a 2-3 mondatos gyors válaszokat tartalmazó válaszokhoz. Meg fog lepődni, hogy mennyi időt takarítanak meg ezzel a jövőben. 

Hálózati e-mailek^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

Abban az esetben, ha a problémát nem az e-mail sablonok használata, hanem azok létrehozása okozza, próbálkozzon a Networking Emails szolgáltatással . Ez egy webes eszköz tucatnyi e-mail sablonnal, amelyek segíthetnek professzionális hálózatának bővítésében. 

A Resume Worded^{(Resume Worded)} által létrehozott Networking Emails^{(Networking Emails)} nagyszerű forrás a kommunikáció optimalizálásához. Néhány példa az általuk kínált sablonokra: hideg/meleg bemutatkozás, egy nem válaszoló követése, sőt köszönőlevelek írása is. 

Minden sablon hasznos tippeket és javaslatokat is tartalmaz, amelyek tovább javíthatják a címzettel való kommunikációt. 

Használhatja a keresés gombot, vagy böngészheti a listát, hogy megtalálja a megfelelő e-mailt. Ezután nem kell mást tennie, mint másolni és beilleszteni az üzenetdobozba, és módosítani néhány adatot. 

Word Counter Plus

Ha Ön naponta 10-nél több e-mailt ír, fontos, hogy néhány rövid és kedves legyen. Tehát ha gyakran túl hosszú e-maileket kap, érdemes lehet szószámláló eszköz használatával megállítani magát. A Word Counter Plus Chrome - bővítmény elvégzi a munkát Ön helyett. 

Jelölje^(Highlight) ki az e-mail szövegét, és egyetlen kattintással megkapja a felhasznált szavak és karakterek számát. Ezután folytathatja az e-mail írását, vagy lezárhatja, mielőtt kétrészessé válik. 

DraftMap

Számos nagyszerű eszközt találhat, amelyek segíthetnek a jobb írásban, és így lecsökkentik az e-mailek lektorálásával és újraírásával töltött időt. A DraftMap^(DraftMap) az egyik ilyen. Gondoljon a Grammarlyra^(Grammarly) vagy a Hemingwayre^(Hemingway) , ráadásul ellenőrzi a szükségtelen szóismétléseket is, és segít ragaszkodni egy írásstílushoz. 

Ez a Chrome -bővítmény valós idejű, színkódolt javaslatokat ad az íráshoz. Segít elkerülni a passzív hanghasználatot, az elírásokat, a közhelyeket, valamint tanácsokat ad az e-mailek olvashatóságára vonatkozóan. Minden javaslat Ernest Hemingway írási szabályain alapul. A DraftMap^(DraftMap) különösen praktikus, mivel minden folyamat közvetlenül az e-mail-összeállítási mezőben történik.

Ne aggódjon, ha az e-mail szerkesztése után is vannak kiemelt szavak. A címzett nem fogja látni a színeket, a javaslatokat csak Ön láthatja. 

Az e-mail címe jobb lehet^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

A Your Email Could Be Better egy online eszköz, amelyet arra terveztek, hogy csökkentse az e-mailek kezelésével töltött időt azáltal, hogy mindenkit felvilágosít a legjobb e-mailezési gyakorlatokról. 

Szakmai e-mail írásakor bizonyos szabályokat betart. Mint például annak biztosítása, hogy üzenetének világos tárgysora legyen, vagy hagyja ki a felesleges mellékleteket. Meg fog lepődni, hogy az emberek milyen gyakran megszegik ezeket a szabályokat, ami végül azt eredményezi, hogy mindkét fél több időt és erőfeszítést költ. 

Az Ön e-mailje lehet jobb^{(Your Email Could Be Better)} , 10 gyakori hibát tartalmaz. Mindegyik ponthoz tartozik magyarázat és példák arra vonatkozóan, hogyan javíthatja e-mailjeit. Ez hasznos lehet abban az esetben, ha szeretné elmondani kollégáit a szabályokról, de nem tudja, hogyan tegye. Használhatja saját szavait, vagy küldjön nekik egy linket az Ön e-mailje lehet jobb^{(Your Email Could Be Better)} , hogy illusztrálja álláspontját. 

Mindannyian azt kívánjuk, hogy e-mailjeink teljesen automatizálódjanak, és egyáltalán ne igényeljenek figyelmet. Bár ma ez nem igazán lehetséges, minden apróság segít. Legyen szó az e-mailek hosszának lerövidítéséről, vagy az írás időzítéséről, amint meghatároz néhány szabályt, észre fogja venni az első fejlesztéseket. 

Ha egyszerűen nem tudja abbahagyni a hosszú időigényes e-mailek írását, talán itt az ideje, hogy teljesen felhagyjon az e-mailekkel. Ehelyett próbálja meg a Customer Relationship Manager ( CRM ) vagy a Slack segítségével üzenetet váltani munkatársaival . Ha mást nem, akkor kevesebb időt tölt e-mailekkel. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your professional lіfe emaіl is probably one of the most important means of communication. You do it on a daily basis аnd if you’re anything like me, you’re drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

Related posts

• Hogyan javítsunk ki egy lemezírási hibát a Steamben

• Az e-mailek későbbi elküldésének ütemezése

• Hogyan akadályozhatja meg, hogy a spam e-mailek eljussanak a postaládájába

• 3 módja annak, hogy fényképet vagy videót készítsen Chromebookon

• Számítógép- és e-mail-figyelő vagy kémszoftver észlelése

• Mi az Uber utas-besorolása és hogyan ellenőrizhető?

• Meg tudod változtatni a Twitch nevét? Igen, de légy óvatos

• A legjobb fényképezőgép-beállítások portrékhoz

• A Caps Lock be- és kikapcsolása Chromebookon

• Hogyan lehet keresni és megtalálni valaki törölt tweetjeit

• A Discord nem nyílik meg? 9 javítási módszer

• Hogyan küldhetek névtelen szöveges üzenetet, amelyet nem lehet visszavezetni Önnek

• Facebook-barátok keresése hely, állás vagy iskola alapján

• Hogyan lehet megszabadulni a Yahoo kereséstől a Chrome-ban

• OLED vs MicroLED: Várj?

• A számítógép véletlenszerűen bekapcsol magától?

• 4 módszer a legjobb internet-lehetőségek (ISP) megtalálására a környéken

• A Discord spoiler címkék használata

• Emoji beszúrása a Word, a Google Docs és az Outlook alkalmazásba

• Hogyan lehet megtalálni a legjobb Discord szervereket