Előfordult már, hogy lemaradt egy fontos e-mailről, mert a postaládája tele volt korábbi, megválaszolatlan üzenetekkel? A legtöbben átélték már ezt, és szinte mindenki ismeri az ötven olvasatlan e-mail elterelését, amelyek azonnal megkívánják a figyelmet, amint reggel kinyitja a postaládáját.

Tanulmányok szerint a dolgozók hetük 28 százalékát^{(28 percent of their week)} e-mailek olvasásával és megválaszolásával töltik. Ez több mint egynegyede a teljes munkahelyi idejének. Mennyivel többet tudna elérni, ha nem kellene folyamatosan e-mailek özönét kezelnie?

Mi az Inbox Zero?

Az Inbox Zero egy koncepció, amelyet Merlin Mann , a termelékenység szakértője fejlesztett ki. Bár a legtöbben a névben szereplő „nulla”-t úgy értelmezik, hogy az egy személy e-mailjei számára utal, eredetileg arra utalt, hogy az emberek mennyi időt töltenek az e-mailekkel való gondolkodással. Ha nulla e-mailje van, akkor szinte nulla időt tölt a gondolkodással.

Ez a cikk végigvezeti Önt, hogyan csökkentheti az olvasatlan e-mailek számát a beérkező levelek között a Gmailen^(Gmail) belül rendelkezésre álló eszközök segítségével , valamint bemutatja azokat a gyakorlatokat, amelyeket a munkanapja során alkalmazhat, amelyek segítenek megszelídíteni a kapott e-mailek tömegét. egész nap.

Az e-mail kezelés alapjai

Az e-mailek hatékonyságának javításához az első lépés a beérkező levelek bezárása. Lehet, hogy ez ellentmondónak hangzik, de jobb, ha adj magadnak meghatározott időt az e-mailek elolvasására és megválaszolására, mintsem a megérkezésükkor megcímezze őket. A kutatások^(Research) kimutatták, hogy a határidők, akár önmaga által meghatározottak, akár nem, javítják a hatékonyságot^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} és csökkentik a projektre fordított időt.

Szánjon^(Set) öt percet minden óra elején, vagy húsz percet a nap elején és végén az e- mailek megválaszolására^{(to answer emails)} . Töröljön minden olyan e-mailt, amely egyértelműen spam^{(clearly spam)} . Ha egy e-mail megválaszolásához két perc vagy kevesebb kell, először válaszoljon rá.

Ha egy e-mail megválaszolásához több időre van szükség, helyezze át egy speciálisan kijelölt mappába.

A Gmail használata a Beérkező levelek nulla eléréséhez

A Gmail^(Gmail) a világ leggyakrabban használt levelezőprogramja, de a legtöbb ember nem veszi észre, hogy valójában milyen sokoldalú a platform. A Gmail ^(Gmail)tele^{(chock-full of tools)} van olyan eszközökkel és testreszabható lehetőségekkel, amelyek hatalmas szabályozást biztosítanak a megjelenése felett. Az Inbox Zero^{(Inbox Zero)} sokkal elérhetőbbé válik, ha kihasználja ezeket az eszközöket.

Használj különleges csillagokat

Mindenki tudja, hogy a Csillag^(Star) ikonra kattintva meg lehet csillagozni egy e-mailt – de tudtad, hogy 12 különböző csillag használható? Kattintson a ^(Click) Settings > See All Settings > General elemre, majd görgessen, amíg meg nem jelenik a Csillagok^(Stars) alszakasz.

Különböző színű csillagok léteznek, de vannak olyan ikonok is, mint a felkiáltójel, egy gyors előre mutató nyíl, egy pipa, egy kérdőjel és egy kisbetűs i. Alapértelmezés szerint csak a fő csillag aktív, de bármelyik ikonra kattintva aktiválhatja őket, és áthúzhatja a Használatban szakaszba.^{(In use)}

Csak egyetlen szimbólum jelenik meg a Gmailben^(Gmail) . Kattintson^(Click) rá többször a kiválasztott csillagok közötti váltáshoz. Válasszon ki legalább négy szimbólumot: a normál csillagot, a vörös csillagot, a kisbetűs i-t és a zöld pipát.

Több postafiók és szűrő beállítása^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Lehet, hogy már ismeri a Gmailben^(Gmail) elérhető számos lapot : Promóciók, Személyes^(Personal) , Közösségi^(Social) stb.. Lépjen a Settings > Inbox , és a Beérkező levelek típusa mellett^{(Inbox type,)} kattintson a legördülő listára, és válassza a Több beérkező levelek lehetőséget.^{(Multiple inboxes.)}

Megjelenik egy új szakasz, melynek neve Több beérkezett üzenetek szakasza. ^{(Multiple inbox sections.)}Legfeljebb öt egyéni szakaszt nevezhet meg, amelyeket a fő beérkező levelek mellett tekinthet meg, bár alapértelmezés szerint kettő van kitöltve. Az egyik szakasz a csillagozott^(Starred) e-mailekhez, míg a másik a piszkozatokhoz tartozik. Ezeket a szakaszokat a keresési lekérdezéseik jelölik ki, így meg kell tanulnod, mi a neve az egyes különleges csillagoknak, hogy részeket különíts el számukra.

Ezek az egyes csillagok nevei:

Sárga-csillag
Vörös csillag
Narancs-csillag
Zöld csillag
Kék csillag
Lila-csillag
Sárga-hullám (felkiáltójel)
Vörös-hullás
Lila-kérdés
Orange-guillemet (gyors előretekerés szimbólum)
Green-check
Kék info (kisbetűs i)

A keresési lekérdezés mező különböző operátorokat ismer fel, így az OR/AND parancsokkal több csillagot is beilleszthet ugyanabban a szakaszban. A Keresés lekérdezés^{(Search query)} mező mellett található a Szakasznév^{(Section name)} mező. Adja meg itt azt a konkrét nevet, amelyet a mezőnek hívni szeretne.

Az Inbox Zero^{(Inbox Zero)} eléréséhez a legjobb, ha beállít néhány konkrét szakaszt:

Intézkedés/Válasz szükséges
Sürgős válasz szükséges
Válaszra várva
Delegált

Igényei szerint felállíthat egy ötödik szekciót is, de ez a négy fogja ellátni a legalapvetőbb feladatokat.

A beérkező levelek nulla elérése^{(Reaching Inbox Zero)}

Most, hogy megváltoztatta a Gmail beállításait, itt az ideje, hogy mindent gyakorlatba hozzon. Először^(First) állítsa be a szűrőket. Írd be a következőt:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

Amikor e-mailt kap, először el kell döntenie, hogy választ kell-e adnia, vagy törölnie kell. Ha az e-mail spam, vagy egyszerűen nem indokolja a választ, azonnal törölje vagy archiválja.

Ha az e-mail választ igényel, és kevesebb mint két percet vesz igénybe, válaszoljon rá. Ha több mint két percre van szüksége, kattintson egyszer a Csillag^(Star) ikonra. Ha az e-mail sürgős, és ez a következő dolog, amire válaszol, kattintson kétszer az ikonra, és jelölje meg vörös csillaggal^{(Red Star)} .

Miután válaszolt egy e-mailre, és válaszra vár, kattintson háromszor a Csillag ikonra, hogy „Válaszra vár”-ként jelölje ki. ^(Star)Ha olyan e-mailt kap, amelyet valaki más jobban kezel, továbbítsa azt a megfelelő személynek, és kattintson négyszer a Csillag ikonra, hogy „Delegáltként” jelölje meg.^(Star)

Válassza ki, hogy mikor szeretne válaszolni az e-mailekre, és összpontosítson arra, hogy csak ezekben az időpontokban dolgozzon. Ha határidőket és időszakokat ad meg magának az e-mailek kezelésére, csökkenti a postaládájában töltött időt, így a fontosabb feladatokra koncentrálhat. Ha úgy dönt, hogy az óra elején foglalkozik vele, először a sürgős e-mailekre összpontosítson, majd onnantól kezdve intézze el a többit.

Ezen módszerek gyakorlatba ültetésével hamarosan teljes körűen irányíthatja beérkező leveleit. Ha már nagy a rendetlenség, szánjon napi fél órát arra, hogy átrendezze a már meglévő e-mailjeit, és eldöntse, fontosak-e vagy sem. Válaszoljon azoknak, akiknek szüksége van rá, törölje azokat, akiknek nincs rá szüksége.

Ez eltarthat egy ideig, de a szűrők^{(but filters)} , a kijelölt beérkező levelek és más eszközök segítenek elérni a Inbox Zero-t – és^{(Inbox Zero–and)} megtudhatja, hogy mely technikák segítenek a legjobban ott maradni.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever missed an important email becaυse your inbox was full of previouѕ, unanswered messages? Most people have experienced this and almost everyone knows the distraction of fifty unread emails that demand your attention aѕ soon as you оpen your inbox in the morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

Géza Magyar

About the author

Számítógépes technikus vagyok, és több mint 10 éves tapasztalattal rendelkezem ezen a területen. Szakterületem a Windows 7 és a Windows Apps fejlesztése, valamint a Cool Websites tervezése. Rendkívül járatos és tapasztalt vagyok ezen a területen, és értékes eszköz lennék minden olyan szervezet számára, amely vállalkozását bővíteni szeretné.

Hogyan juthat el az Inbox Zerohoz a Gmailben

Mi az Inbox Zero?

Az e-mail kezelés alapjai