A Microsoft 365^{(Microsoft 365)} nemrégiben új funkciókat jelentett be a termelékenység nyomon követésére. Célja a dolgozók adatainak figyelése volt, de a funkció elindítása visszafelé sült el, miután az emberek tudomást szereztek a Microsoft Teams által gyűjtött felhasználói adatok mennyiségéről .

Milyen adatokat gyűjt a Microsoft Teams ?

A Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} háromféle adatot gyűjt: népszámlálási, használati^{(Census, Usage, )} és hibajelentési adatokat^{( Error reporting data)} . A népszámlálási adatok nem más, mint szabványos információk az eszközről, az operációs rendszerről és a felhasználói nyelvről. Ezenkívül létrehoz egy speciális felhasználói azonosítót, amely kétszer védett a szükségtelen összekapcsolás elkerülése érdekében. A Teams felhasználói tevékenység jelentésében szereplő ^{(Teams user)}népszámlálási^(Census) adatok alapértelmezés szerint gyűjtött adatok, és a felhasználó nem tilthatja le őket.

A Microsoft^(Microsoft) használati adatokat is gyűjt, amelyek magukban foglalják az elküldött üzenetek^{(number of messages sent)} , hívások^(calls) és találkozók^{(meetings joined)} számát, valamint a szervezet nevét^{(name of the organization)} . Segít a hibák nyomon követésében is, hogy azokat időben kijavíthassák. Ezt hívják Error Reporting Data.

Olvassa el: ^(Read:) Privát csapat létrehozása és az adatvédelem módosítása a Microsoft Teamsben^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Microsoft Teams felhasználói tevékenység jelentés^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

A Teams^(Teams) -felhasználói tevékenységről szóló jelentés megtekintéséhez és szerkesztéséhez a Teams-szolgáltatás rendszergazdájának^{(Teams service admin)} kell lennie . Ha többet szeretne megtudni az adminisztrátori szerepkörökről és engedélyekről, nyissa meg a Teams rendszergazdai szerepköreit a csapat kezeléséhez^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

1. A Microsoft Teams felügyeleti központ bal oldali navigációs ablakában lépjen az Analytics & reports > Usage reports .
2. Válassza ki a Teams felhasználói tevékenységét^{(Teams user activity )} a Jelentések megtekintése^{(View reports)} lapon, a Jelentés^{(Report )} lapon.
3. Válasszon egy tartományt az adattartomány^{(data range)} lapon
4. Kattintson a Jelentés futtatása elemre.^(Run)

A Teams felhasználói tevékenység jelentésének értelmezése^{(Teams User Activity Report)}

A Teams felhasználói^{(Teams user)} tevékenységéről szóló jelentés megtekinthető az elmúlt 7, 30 vagy 90 napban^{(7 days, 30 days, or 90 days)} . A jelentés a felhasználó általi használat bontását adja meg. Részleteket ad a csatornaüzenetekről, a válasz- és postaüzenetekről, a szervezett értekezlet részleteiről és a résztvevőkről. Részleteket is megadhat az utolsó tevékenységről, a videó idejéről és a képernyőmegosztási tevékenységről.

Ez a jelentés hasznos a vállalati adminisztrátorok számára, hogy betekintést kapjanak az alkalmazottak Teams használatával végzett tevékenységébe . Az adminisztrátorok legfeljebb 19 különböző típusú felhasználói tevékenység adatot tekinthetnek meg. Jelenleg nincs mód arra, hogy a felhasználók leiratkozhassanak erről az adatgyűjtésről a megfelelő vállalati rendszergazdáiktól. Bár sok vállalat nem tud az ilyen adatok elérhetőségéről.

Hol tárolják a Teams felhasználói^{(Teams user)} adatait?

A Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} világszerte és több joghatóságban is működik, és eltérő szabványokat alkalmaz az adatok kezelésére. Ha látni szeretné, hogy az egyes adatok fizikailag hol vannak tárolva, lépjen a Microsoft 365 felügyeleti központjába^{(Microsoft 365 admin center)} . Kattintson a Settings > Organization profile elemre, majd görgessen az Adatok helye elemhez^{(Data Location)} .

A csapatok értesítéseinek kezelése

Miközben a Teams -en dolgozunk, a képernyő jobb alsó sarkában folyamatosan pingált értesítések fogadása eléggé elvonhatja a figyelmet.

Visszaveheti az irányítást, ha a Csapatok^(Teams) jobb felső sarkában lévő három pontra kattint , kiválasztja a Csatornaértesítéseket^{(Channel notifications)} , majd teljesen kikapcsolja azokat. Új szabályokat is beállíthat az „Egyéni” lehetőség^{(“Custom”)} kiválasztásával .

Érdemes lehet kikapcsolni az „ Összes új bejegyzés^{(All new posts)} ” beállítást, és csökkenteni a csatorna^(Channel) megemlítését, azaz amikor valaki megcímkéz egy csatornán a @ Csatornanév^(Channel) használatával a „ Szalaghirdetés és hírfolyam^{(Banner and feed)} ” helyett „ Csak a hírfolyamban jelenik meg^{(Only show in feed)} ”.

Egy másik zavaró tényező, ha meghívást kapott egy ütemezett értekezletre, vagy félben hagyta el a megbeszélést, de továbbra is értesítést kap minden alkalommal, amikor üzenetet ír be a folyamatban lévő értekezlet chatboxába.

Ideiglenes megoldás erre a problémára, ha az állapotát „ Ne zavarjanak^{(Do not disturb)} ” értékre módosítja. Ezt úgy teheti meg, hogy a csapatok^(Teams) főoldalán a profilképére kattint, majd az „ Elérhető^(Available) ” elemre kattint, és módosítja a „ Ne zavarjanak^{(Do not disturb)} ”-ra.

A prioritást úgy is kezelheti, hogy lépjen a Settings > Privacy , kattintson a „ Prioritásos hozzáférés kezelése^{(Manage priority access)} ” elemre, és adja hozzá azoknak a személyeknek a nevét, akiktől értesítést szeretne kapni.

Olvassa el^(Read) : A Microsoft Teams összeomlik vagy lefagy az értekezletek során^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Hozzáférés-vezérlés a Microsoft Teamsben

A Teams lehetőséget kínál a ^(Teams)Microsoft Teams hozzáférésének korlátozására is , hogy időt és teret kapjon a gondolkodásra és a munkára.

Ezt megteheti a Settings > Privacy , és a „Nyugták olvasása^{(Read receipts)} ” választógomb megnyomásával.

Megkérheti szervezetét, hogy kapcsolja be fiókjában a többtényezős hitelesítést^{(multi-factor authentication)} , és adjon hozzá egy további védelmi réteget. A fiók védelméhez erős, egyedi jelszóra és jelszókezelőre van szükség.

Privát csatornákat^{(private channels)} is beállíthat, ha egy adott csapat tagja, így csak a csapat bizonyos tagjai számára tesz lehetővé korlátozott hozzáférést. A kiválasztott csapatban lépjen a csatornák részre, és kattintson a három pontra. Lépjen a Csatorna hozzáadása lehetőségre az ^{(Add channel)}Adatvédelem^(Privacy) alatt , és válassza az Adatvédelem^(Privacy) lehetőséget .

Ezután kiválaszthatja a megfelelő személyeket, akiket hozzáadni szeretne a csapathoz – legfeljebb 250 főt. Csak a csatorna létrehozója vehet fel vagy távolíthat el személyeket egy privát csatornához. A privát csatornán belül megosztott fájlok és üzenetek senki számára nem férhetnek hozzá azon kívül.

A Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} népszerűsége a távmunkára való átállással nőtt. A dolgozóknak most együtt kell működniük, miközben gondoskodniuk kell arról, hogy az érzékeny adatok teljesen biztonságban maradjanak, és a Teams felhasználói^{(Teams user)} tevékenységi jelentésével ne használjanak vissza. A fent említett javaslatok segítenek megőrizni adatai biztonságát a zökkenőmentes kommunikáció mellett. Remélem beválik neked.

Olvassa el a következőt^{(Read next)} : A Microsoft Teams nagy memória- és CPU-használati problémája.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently announced new features to track productivity. It waѕ aimеd аt monitoring datа about workers but the feature launch backfired аfter people were made aware of the аmount of user datа colleсted by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

Related posts

• Privát csapat létrehozása és az adatvédelem módosítása a Microsoft Teamsben

• Zoom hozzáadása a Microsoft Teamshez

• A Microsoft Teams telepítése Linux és macOS rendszeren

• Hogyan dicsérjünk meg valakit a Microsoft Teamsben a jól végzett munkájáért

• Lemarad, Kérje meg a rendszergazdát, hogy engedélyezze a Microsoft Teams szolgáltatást

• Védett fájlok megosztása a Microsoft Teamsben

• A fájl zárolva van a Microsoft Teamsben

• Hogyan lehet megakadályozni, hogy a Microsoft Teams automatikusan megnyíljon a Windows 11/10 rendszerben

• Doh! Hiba történt, hiba történt a Microsoft Teamsben

• A Google Naptár csatlakoztatása a Slack, a Zoom és a Microsoft Teams szolgáltatáshoz

• Tagi szerepkör váltása és tag eltávolítása a Microsoft Teamsben

• Az IP-kamera alkalmazások használata a Microsoft Teams és a Skype szolgáltatással

• A modern hitelesítés sikertelen, állapotkód 4c7 – Microsoft Teams hiba

• Az alkalmazás telepítése és lapként való hozzáadása a Microsoft Teamsben

• A Microsoft Teams megosztási tálca használatával tartalmat oszthat meg az értekezleten

• A mikrofon nem működik a Microsoft Teamsben a Windows 11/10 rendszeren

• Megbeszélések zárolása a Microsoft Teamsben

• A Snapchat Camera szűrő használata a Microsoft Teams és a Skype rendszeren

• Zoom vs Microsoft Teams vs Google Meet vs Skype

• A Microsoft Teams 500-as hibakódjának javítása Windows 11/10 rendszeren