Ha sokat használod az Excelt^(Excel) , valószínűleg már találkoztál olyan helyzettel, amikor egyetlen cellában van egy név, és a nevet különböző cellákra kell szétválasztani. Ez egy nagyon gyakori probléma az Excelben^(Excel) , és valószínűleg elvégezhet egy Google -keresést, és letölthet 100 különböző makrót, amelyeket különböző emberek írtak, hogy megcsinálják.

Ebben a bejegyzésben azonban megmutatom, hogyan állíthat be egy képletet, hogy saját maga is meg tudja csinálni, és valóban megértse, mi történik. Ha sokat használod az Excelt, valószínűleg érdemes megtanulnod néhány fejlettebb funkciót, hogy érdekesebb dolgokat csinálhass az adataiddal.

Ha nem szereti a képleteket, és gyorsabb megoldást szeretne, görgessen le a Szöveg oszlopokba^{(Text to Columns)} részhez, amely megtanítja, hogyan használhatja az Excel szolgáltatást ugyanezen művelethez. Ezenkívül a szöveg oszlopokba funkciót akkor is jobb használni, ha egy cellában kettőnél több elem van, amelyeket el kell választani. Például, ha egy oszlopban 6 mező van együtt, akkor az alábbi képletek használata nagyon zavaros és bonyolult lesz.

Külön nevek az Excelben

Kezdésként nézzük meg, hogyan tárolódnak általában a nevek egy Excel - táblázatban. A leggyakrabban használt két módszer a vezetéknév^(lastname) szóközzel és a vezetéknév^(lastname) , a keresztnév^(firstname) és a kettőt elválasztó vessző . ^(firstname)Amikor láttam egy középső kezdőbetűt, az általában az utónév ^(firstname)középső ^(midinitial)kezdőbetűje^(lastname) , az alábbiak szerint :

Néhány egyszerű képlet segítségével és néhányat kombinálva könnyedén szétválaszthatja a keresztnevet, a vezetéknevet és a középső kezdőbetűt külön cellákba az Excelben^(Excel) . Kezdjük a név első részének kinyerésével. Az én esetemben két funkciót fogunk használni: balra és keresésre. Logikusan a következőket kell tennünk:

Keressen^(Search) a cellában lévő szövegben szóközt vagy vesszőt, keresse meg a pozíciót, majd vegye ki a helytől balra lévő összes betűt.

Íme egy egyszerű képlet, amely helyesen hajtja végre a munkát: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) , ahol NN az a cella, amelyben a név tárolva van. A -1 azért van, hogy eltávolítsa a karakterlánc végéről a felesleges szóközt vagy vesszőt.

Amint látja, a bal oldali függvénnyel kezdjük, amely két argumentumot vesz fel: a karakterláncot és a megragadni kívánt karakterek számát a karakterlánc elejétől kezdve. Az első esetben kettős idézőjelekkel és közé szóközzel keresünk szóközt. A második esetben szóköz helyett vesszőt keresünk. Tehát mi az eredménye az általam említett 3 forgatókönyvnek?

A 3. sorból kaptuk a keresztnevet, az 5. sorból a vezetéknevet és a 7. sorból a keresztnevet. Remek! Tehát az adatok tárolásának módjától függően vagy a keresztnevet vagy a vezetéknevet kinyerte. Most pedig a következő rész. Most logikusan a következőket kell tennünk:

– Keressen^(Search) a cellában lévő szövegben szóközt vagy vesszőt, keresse meg a pozíciót, majd vonja ki a pozíciót a karakterlánc teljes hosszából. Így nézne ki a képlet:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

Tehát most a megfelelő függvényt használjuk. Ehhez két argumentum is szükséges: a karakterlánc és a megragadni kívánt karakterek száma a balra haladó karakterlánc végétől kezdve. Tehát azt akarjuk, hogy a karakterlánc hossza mínusz a szóköz vagy vessző pozíciója. Ezzel mindent az első szóköztől vagy vesszőtől jobbra kapunk.

Remek^(Great) , most megvan a név második része! Az első két esetben nagyjából készen is vagyunk, de ha van egy középső kezdőbetű a névben, akkor láthatjuk, hogy az eredmény továbbra is tartalmazza a vezetéknevet a középső kezdőbetűvel. Tehát hogyan szerezhetjük meg a vezetéknevet és szabadulhatunk meg a középső kezdőbetűtől? Könnyen! Csak^(Just) futtassa újra ugyanazt a képletet, amelyet a név második szakaszának lekéréséhez használtunk.

Tehát csak egy másik jót teszünk, és ezúttal a képletet a kombinált középső kezdő- és vezetéknév cellára alkalmazzuk. Megkeresi a szóközt a középső kezdőbetű után, majd leveszi a karakterlánc végéről a karakterek hosszának mínusz a szóköz számát.

Szóval megvan! Az Excelben^(Excel) néhány egyszerű képlet segítségével külön oszlopokra bontotta a kereszt- és vezetéknevet ! Nyilvánvalóan nem mindenkinek lesz így formázva a szövege, de könnyedén szerkesztheti az igényeinek megfelelően.

Szöveg az oszlopokba

Van egy másik egyszerű módszer is az egyesített szövegek külön oszlopokra történő szétválasztására az Excelben^(Excel) . Ez a Szöveg oszlopokhoz^{( Text to Columns)} nevű kiemelt szolgáltatás, és nagyon jól működik. Sokkal hatékonyabb is, ha van egy oszlopa, amely kettőnél több adatot tartalmaz.

Például lent van néhány adatom, ahol az egyik sorban 4, a másikban 5 adat van. Ezt szeretném 4 oszlopra, illetve 5 oszlopra osztani. Amint látja, a fenti képletek használata nem lenne praktikus.

Az Excelben^(Excel) először válassza ki a szétválasztani kívánt oszlopot. Ezután lépjen tovább, és kattintson az Adatok^(Data) fülre, majd kattintson a Szöveg oszlopokba^{( Text to Columns)} elemre .

Ezzel megjelenik a Szöveg oszlopokba^(Columns) varázsló. Az 1. lépésben kiválaszthatja, hogy a mező határolt vagy rögzített szélességű legyen. Esetünkben a Határozott lehetőséget választjuk^(Delimited) .

A következő képernyőn válassza ki a határolót. Választhat tabulátor, pontosvessző, vessző, szóköz közül, vagy beírhat egy egyéni értéket.

Végül válassza ki az oszlop adatformátumát. Általában az Általános^(General) a legtöbb adattípusnál jól működik. Ha van valami konkrét, például dátum, válassza ezt a formátumot.

Kattintson a Befejezés^(Finish) gombra , és figyelje meg, hogyan válnak el varázslatosan oszlopokba az adatok. Amint látja, az egyik sor öt oszlopra, a másik pedig négy oszlopra változott. A Szöveg oszlopokba^(Columns) funkció nagyon hatékony, és nagyban megkönnyítheti az életét.

Ha problémái vannak a nevek elválasztásával, amelyek nem a fenti formátumban vannak, írjon megjegyzést az adataival, és megpróbálok segíteni. Élvezd!

How to Separate First and Last Names in Excel

If you use Εxcel a lot, you have probably run across a situation wherе you have а name in a single cell and you need to separate the name іnto different cells. This is a very cоmmon issue in Excel and you can probably do a Google search and download 100 different macros written bу various рeople to do it for you.

However, in this post, I’ll show you how to setup a formula so you can do it yourself and actually understand what is going on. If you use Excel a lot, it’s probably a good idea to learn some of the more advanced functions so that you can do more interesting things with your data.

If you don’t like formulas and want a quicker solution, scroll down to the Text to Columns section, which teaches you how to use an Excel feature to do the same thing. In addition, the text to columns feature is also better to use if you have more than two items in a cell you need to separate. For example, if one column has 6 fields combined together, then using the formulas below will become really messy and complicated.

Separate Names in Excel

To get started, let’s see how names are usually stored in a Excel spreadsheet. The most common two ways I have seen are firstname lastname with just a space and lastname, firstname with a comma separating the two. Whenever I have seen a middle initial, it’s usually firstname midinitial lastname like below:

Using some simple formulas and combining a couple of them together, you can easily separate the first name, last name and middle initial into separate cells in Excel. Let’s start with extracting the first part of the name. In my case, we’re going to use two functions: left and search. Logically here’s what we need to do:

Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then take out all the letters to the left of that position.

Here’s a simple formula that gets the job done correctly: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), where NN is the cell that has the name stored in it. The -1 is there to remove the extra space or comma at the end of the string.

As you can see, we start out with the left function, which takes two arguments: the string and the number of characters you want to grab starting from the beginning of the string. In the first case, we search for a space by using double quotes and putting a space in-between. In the second case, we are looking for a comma instead of a space. So what is the result for the 3 scenarios I have mentioned?

We got the first name from row 3, the last name from row 5 and the first name from row 7. Great! So depending on how your data is stored, you have now extracted either the first name or the last name. Now for the next part. Here’s what we need to do logically now:

– Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then subtract the position from total length of the string. Here’s what the formula would look like:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

So now we use the right function. This takes two arguments also: the string and the number of characters you want to grab starting from the end of the string going left. So we want the length of the string minus the position of the space or comma. That will give us everything to the right of the first space or comma.

Great, now we have the second part of the name! In the first two cases, you’re pretty much done, but if there is a middle initial in the name, you can see that the result still includes the last name with the middle initial. So how do we just get the last name and get rid of the middle initial? Easy! Just run the same formula again that we used to get the second section of the name.

So we are just doing another right and this time applying the formula on the combined middle initial and last name cell. It will find the space after the middle initial and then take the length minus the position of the space number of characters off the end of the string.

So there you have it! You have now split the first name and last name into separate columns using a few simple formulas in Excel! Obviously, not everyone will have their text formatted in this way, but you can easily edit it to suit your needs.

Text to Columns

There is also another easy way you can separate combined text into separate columns in Excel. It’s a featured called Text to Columns and it works very well. It’s also much more efficient if you have a column that has more than two pieces of data.

For example, below I have some data where one row has 4 pieces of data and the other row has 5 pieces of data. I would like to split that into 4 columns and 5 columns, respectively. As you can see, trying to use the formulas above would be impractical.

In Excel, first select the column you want to separate. Then, go ahead and click on the Data tab and then click on Text to Columns.

This will bring up the Text to Columns wizard. In step 1, you choose whether the field is delimited or fixed width. In our case, we’ll choose Delimited.

On the next screen, you will choose the delimiter. You can pick from tab, semicolon, comma, space or type a custom one in.

Finally, you choose the data format for the column. Normally, General will work just fine for most types of data. If you have something specific like dates, then choose that format.

Click Finish and watch how your data is magically separated into columns. As you can see, one row turned into five columns and the other one into four columns. The Text to Columns feature is very powerful and can make your life a lot easier.

If you are having problems separating names not in the format I have above, post a comment with your data and I’ll try to help. Enjoy!

Related posts

• Adjon hozzá egy lineáris regressziós trendvonalat egy Excel szóródiagramhoz

• Hogyan készítsünk hisztogramot Excelben

• Hogyan lehet biztonságosan jelszóval védeni egy Excel fájlt

• Folyamatábra létrehozása Wordben és Excelben

• Címkék létrehozása a Wordben Excel-táblázatból

• Oszlopszélességek és sormagasságok automatikus illeszkedése az Excelben

• A VLOOKUP használata Excelben

• Az Excel automatikus helyreállítási és automatikus biztonsági mentési funkcióinak használata

• A Sparklines használata Excelben

• Word-dokumentum automatikus biztonsági mentése a OneDrive-ra

• Hogyan lehet megérteni a „Mi lenne, ha” elemzést a Microsoft Excelben

• Cellák összekapcsolása lapok és munkafüzetek között Excelben

• A Microsoft Excel alapjainak oktatóanyaga – Az Excel használatának elsajátítása

• Használja az Excel Mobile új „Adatok beszúrása képből” funkcióját

• Két Excel-fájl összehasonlítása és a különbségek kiemelése

• Terjesztési lista létrehozása az Outlookban

• A lapok, cellák, oszlopok és képletek elrejtése az Excelben

• Szúrjon be egy Excel-munkalapot egy Word-dokumentumba

• Hogyan lehet kivonni a dátumokat az Excelben

• Hogyan számítsuk ki az eltérést az Excelben