Könyvismertetés – Hatékony időgazdálkodás

Azt hiszem, nyugodtan kijelenthetjük, hogy szinte mindenki, akinek a munkája során e-mailt kellett használnia, használta a Microsoft Outlookot(Microsoft Outlook) . Egy voltam a sok ember közül, akik éppen eleget tanultak róla, hogy boldoguljanak, és soha nem gondoltak rá, mint egy levelezőprogramra, amely naptárakat is nyomtathat. A főnököm kevesebbet tudott a Microsoft Outlookról(Microsoft Outlook) , mint én, ezért mindig kinyomtattam neki az osztálynaptárakat. Szóval képzeljétek el a meglepetésemet, amikor megláttam ennek a könyvnek a címét! Használja a Microsoft Outlookot(Microsoft Outlook) időgazdálkodáshoz és -szervezéshez? Ezt látnom kellett. Használhatnák így azok is, akik csak alapkészségekkel rendelkeznek? Nagyon szerettem volna megtudni.

MEGJEGYZÉS: Innentől kezdve csak (NOTE:)Hatékony időgazdálkodásként(Effective Time Management) fogok hivatkozni a könyvre – így kevesebb időmből és a tiedből fogok elfoglalni.

Szakértelem nem szükséges

A bemutatkozás nagyon megnyugtató volt. Igen, ez a könyv azoknak szól, akik csak alapvető Microsoft Outlook ismeretekkel rendelkeznek. A szerzők azt kérik, hogy az olvasó megértse az alapokat, mivel ez nem egy "hogyan használjuk a Microsoft Outlook-ot az elsőtől kezdve"("how to use Microsoft Outlook starting from square one") típusú könyv. A Microsoft Outlook(Microsoft Outlook) egyetlen része, amelyre "a legelső kattintástól kezdve"("from the very first click") magyarázatot kap, az a Tasks , mert ezt a részt a legtöbben vagy nem, vagy nem használják túlzottan. A szerzők szerint a könyv a tapasztalt Microsoft Outlook számára is szól(Microsoft Outlook)felhasználót, mert egy jobb és hatékonyabb szervezési és időgazdálkodási rendszert mutat be, és a legtapasztaltabb felhasználónak is megmutathatja, hogyan hozhat ki még többet a szoftverből. Ezzel a fajta bevezetővel szívesen olvastam tovább.

Hatékony időgazdálkodás: A Microsoft Outlook használata a munka és a magánélet megszervezéséhez

Minden fejezet a problémák kezdetének áttekintésével kezdődik, majd egy "Let's get started and change this!"és egy „Kipróbáld ki”("You try it") résszel zárul, amely összefoglalja a fejezet tanításait, és vezetett körutat ad az olvasónak a tennivalókról. Az egyik legjobb dolog a könyvben, hogy nincs egy konkrét verzióhoz kötve. Itt vannak utasítások a Microsoft Outlook 2003-hoz, 2007-hez és 2010-hez, így senkit sem zárnak ki.

Nem fullad meg az e-mailben

Tetszik az „e-mail-özön” képe, amelyben a könyv meg akar akadályozni, hogy belefulladjunk. Sok ember számára ez az egyetlen módja annak, hogy leírják. Láttam embereket arról beszélni, hogy több száz vagy ezer e-mail továbbra is a Beérkezett üzenetek mappában van, és egyre többen érkeznek. Senki nem tudja elolvasni az összes e-mailt – amire szüksége van, az egy szilárd, hatékony módja annak, hogy kezelje a már meglévőket, és megakadályozza, hogy újból felhalmozódjanak. És persze, ha valaki e-mailek "özönével" kezdi, a helyzet irányítása nem fog egy csapásra megtörténni. Lépésről lépésre tervnek kell lennie. A hatékony időgazdálkodás(Effective Time Management) pontosan ezt írja elő. A szerzők azonosítják a probléma fő okait (például elterelődik a figyelme, kattintson a „Válasz mindenkinek”,("Reply All,")és nincs rendszer a bejövő levelek kezelésére), majd vezesse át az olvasót a szükséges lépéseken, hogy megértse a már meglévőket, és beállítson egy rendszert, hogy ne forduljon elő újra. Tényleg azt gondolom, hogy bárki, aki időt szakít arra, hogy végigolvassa ezt a részt, és kövesse a szerzők tanácsait (és ami a legfontosabb, ragaszkodjon a rendszeréhez), rá fog jönni, hogy működik. Őszintén beszélnek arról, hogy az olvasónak mennyit kell változtatnia saját viselkedésén, hogy rendbe jöjjön a dolgok, és miért elengedhetetlen ezeknek a változtatásoknak a végrehajtása. Minden szükséges lépés (például az értesítések kikapcsolása, az e-mailek kezeléséhez szükséges időblokkok félretétele és a többi alkalommal teljesen egyedül hagyása, valamint emlékeztetők, feladatok,(Microsoft Outlook). Arról beszélnek, hogy saját mappakészletet hoz létre, és megjelöli a fontos üzeneteket, hogy ne hagyja figyelmen kívül őket. Bárcsak tudtam volna, amikor a munkahelyemen a Microsoft Outlookot használtam. (Microsoft Outlook)Részletes utasítások találhatók a szabályok beállításához, hogy az üzenetek automatikusan a megfelelő mappákba legyenek rendezve. Ez minden másnál jobban segíthet megszelídíteni a beérkező levelek zűrzavarát, és az embereket arra összpontosítani, ami igazán fontos.

Tartsa egyenesen a prioritásait

A Feladatok(Tasks) felhasználásával a prioritások meghatározására vonatkozó rész szintén a lényegre tér, és egy fiktív, állandóan szervezetlen dolgozó példáján mutatja be, hogy a figyelemelterelésnek milyen súlyos következményei lehetnek. Ezt követően az olvasót több módszerrel is átveszik annak meghatározására, hogy mely feladatok igazán fontosak, és melyeknek kell elsőbbséget élvezniük másokkal szemben. Ez az, ami a legtöbb embernek gondot okoz – kitalálni, mi az igazán fontos, és mit lehet egy kicsit elhalasztani, miközben a legfontosabb feladatokat megoldják. A szerzők hangsúlyozzák a dolgok lejegyzésének fontosságát. Ez kulcsfogalom számos jól ismert időgazdálkodási rendszerben, és teljesen jogosan. Manapság túl sok mindent kell észben tartanunk, és még Einstein sem tud mindent megbirkózni. Írás(Writing)a dolgok lefelé a kulcs. A szerzők túlmutatnak az egyszerű írásban, és elmagyarázzák, hogyan és miért kell az embereknek terveket írniuk. Elismerik, hogy az írott tervek elkészítése nem egyszerű feladat, ha az ember korábban nem tette meg, és elmagyarázzák, miért elengedhetetlen ez a jó időgazdálkodáshoz. Az Effective Time Management(Effective Time Management) egy egyszerű rendszert ír le a találkozók és feladatok beállítására (és világosan elmagyarázza a kettő közötti különbséget), valamint a nézetek, szűrők és kategóriák beállítására, így biztosítva, hogy pontosan a szükséges információkat találja meg gyorsan és hatékonyan.

Hatékony időgazdálkodás: A Microsoft Outlook használata a munka és a magánélet megszervezéséhez

Kategóriák, feladatok és idő

A könyv első fejezetei főleg azzal foglalkoznak, hogy a Microsoft Outlook mire képes egy munkahelyen. A „Hogyan nyerjünk több időt a lényeges dolgokra egy hatékony héttervezővel”("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,") című fejezettől kezdve a szerzők tovább írják, hogyan használható a Microsoft Outlook a munkaidőn kívüli idő tervezésére is. Végigmennek a szükséges lépéseken a kategóriák felállításához, és ha kívánja, színkódolják azokat, hogy segítsenek a prioritások felállításában és a feladatok rendszerezésében. Hangsúlyozzák a heti tervezés fontosságát, és annak fontosságát, hogy a személyes ügyekre, például a testmozgásra és az oktatásra szánjanak időt az átfogó terv részeként. Elsőre furcsának tűnhet, ha személyes, nem munkával kapcsolatos tevékenységeket helyezünk el a Microsoft Outlookban(Microsoft Outlook)heti tervet a munkahelyen, de a szerzők világosan elmagyarázzák, hogy ez valójában miért is nagyon jó ötlet, hangsúlyozva az egyensúly fontosságát a szakmai és magánéletben. Tudomásul veszik, hogy nem minden munkahelyen van lehetőség a magántervezésre, és nem mindenki fér hozzá a munkahelyi számítógépéhez az irodán kívülről, és stratégiákat adnak ennek kezelésére. Nyilvánvaló, hogy nemcsak a tárgyukat, hanem a munkahelyi valóságot is jól ismerik.

Tervezés a való életben

A kitalált szervezetlen munkás története a valós élet tervezéséről szóló fejezetben folytatódik. A legtöbb ember nem igazán tudja pontosan, mennyi ideig tart egy adott feladat, mert ez egy nagyon ritka feladat, amely önmagában áll. Az irodai utazásba beletartozik az autóhoz jutás, a parkolás és a munkahelyre való gyaloglás ideje is, és sokan csak a tényleges vezetési időre gondolnak. Az emberek elvonják a figyelmüket, vagy olyan dolgok történnek, amelyek teljesen összezavarják a szokásos munkanapot. Az emberek azt csinálnak, amit akarnak, és valahogy sikerül nem megtenni azt, amit nem akarnak (ami mindenkit elront attól függően, hogy az adott munkát elvégezték-e). Ebben a részben a szerzők alaposan szemügyre veszik az emberi természetet, és megmutatják, hogy egy hatékony napiterv hogyan teheti sokkal gördülékenyebbé az egészet. Itt a kulcs az egyes feladatokhoz szükséges idő pontos nyomon követése. Nincs több becslés vagy golyóálló adat – az egyes feladatok tényleges időtartama az elejétől a végéig. A szerzők lényegében azt akarják, hogy az olvasó hozzon létre egy időadatbázist, így ahelyett, hogy csak találgatna vagy szárnyalna, az olvasó megkeresheti az adott feladat tényleges idejét, és ennek megfelelően tervezhet. Arra is kérik az olvasót, hogy értékelje a sajátjátA „termelékenységi órák”("Productivity Hours,") azok a napszakok, amikor az emberek a legjobban működnek, és a saját „zavaróóráik”("Disruption Hours,") , a nap azon időszakai, amikor a legnagyobb valószínűséggel megszakadnak. Aztán kidolgoznak egy tervet a megszakításmentes idő blokkjainak ütemezésére a csúcsteljesítmény időszakában, és elismerik, hogy ez nem fog egyik napról a másikra megtörténni, mivel értelemszerűen másokat is meg kell tanítani arra, hogy ne zavarják meg Önt munka közben. Hangsúlyozzák a „pufferidőben” való építkezés fontosságát, hogy ha a dolgok a vártnál tovább tartanak, a nap hátralévő része ne legyen teljesen megzavarva.

Találkozó, találkozó, kinek a találkozója?

Úgy tűnik, hogy a találkozók az üzleti életben bevett tények, és óriási időpazarlást és termelékenységgyilkosságot okozhatnak. A hatékony időgazdálkodás(Effective Time Management) elismeri ezt, és részletesen elmagyarázza, hogyan állíthat be értekezleteket a Microsoft Outlook segítségével , és hogyan hangolhatja össze a megbeszélések időpontját másokkal. Legértékesebb tanácsai azonban a következő kijelentésben foglalhatók össze: „A legjobb találkozók azok, amelyekre nem kerül sor”.("The best meetings are the ones that don't take place.")A találkozók elvonják az embereket a munkájuktól, megszakítják a munkafolyamatot, túlságosan támaszkodnak arra, hogy mindenki meg tudjon jelenni és értelmesen részt tudjon venni, és valójában pénzbe kerül egy cégnek, mert az emberek a megbeszéléseken vesznek részt ahelyett, hogy a munkájukat végeznék. Így az értekezlet-összehívások beállításának ismertetése után a szerzők azt javasolják, hogy csak ritkán ütemezzenek megbeszéléseket, és amennyire csak lehetséges, használjanak más kommunikációs eszközöket (például Windows Live Meeting vagy konferenciahívások). (Windows Live Meeting)Ha szükség van értekezletekre, van egy terv a gördülékenyebb lebonyolításra és jobb eredmények elérésére. Ez minden alapot lefedi, és mindenkinek növelnie kell a termelékenységet, és a minimális időt kell pazarolnia. Kiváló forrás lenne minden munkahelyen.

Hatékony időgazdálkodás: A Microsoft Outlook használata a munka és a magánélet megszervezéséhez

Kevesebb papír, nagyobb termelékenység

Sokan még mindig inkább papíron tartják az adataikat (be kell vallanom, hogy én is ezek közé tartozom). De a papír könnyen elveszik a nyomát és rosszul iktatja, és egy idő után a puszta papírtömeg olyan nehézkessé válik, hogy akár az aprítógépbe is kerülhet. A hatékony időgazdálkodás(Effective Time Management) módszert határoz meg a hatékony feljegyzések készítésére és az elektronikus fájlok hatékony nyomon követésére. A szerzők azt javasolják az olvasónak, hogy használja a Microsoft OneNote -ot, de tudomásul veszi, hogy a Microsoft Office sok verziójában (főleg a régebbi kiadásokban) nem szerepel, és külön kell megvásárolni, amit sokan nem engedhetnek meg maguknak. Bárcsak a szerzők felajánlottak volna néhány javaslatot a Microsoft OneNote alternatíváira(Microsoft OneNote), mivel egyértelműen nagyon hasznos program, és hatékonyan integrálható a Microsoft Outlookkal(Microsoft Outlook) . A hatékony(Effective Time Management) időkezelés végigvezeti az olvasót a Microsoft OneNote használatával , hogy jegyzeteket készítsen, terveket készítsen, naptárakat állítson be, és strukturált és szervezett rendszert állítson fel minden nyomon követésére. Világosan mutatja be az elektronikus jegyzetek és fájlok papír helyett használatának előnyeit. Be kell vallanom, hogy ennek a fejezetnek az elolvasása után kezdtem másként gondolkodni a jegyzetekkel és nyomatokkal teli mappáimmal kapcsolatban, és elkezdem keresni a Microsoft OneNote vagy más hasonló program beszerzését, amely segít a dolgok hatékonyabb nyomon követésében.

Összefoglalva az egészet

A Hatékony időgazdálkodás(Effective Time Management) egy rövid fejezettel zárul, melynek címe „Hogyan lehet igazán hasznot húzni ebből a könyvből?”("How to truly benefit from this book") , amely az összes előző fejezetet perspektívába helyezi, és elmagyarázza a Microsoft Outlook és a Microsoft OneNote használatának legjobb módjait a szakmai és magánélete rendszerezéséhez. A szerzők egyértelművé teszik, hogy nem várják azt, hogy a szervezés egyik napról a másikra megtörténjen, és azt sem, hogy az olvasó elhatározása nélkül megtörténjen. De azt is elmagyarázzák, hogy miért éri meg több időt és erőfeszítést szánni tervük követésére. Még akkor is, ha valaki nem használja a Microsoft Outlookot(Microsoft Outlook), ez a terv működhet. Vannak más programok is, amelyek nagyjából ugyanazokat a szolgáltatásokat kínálják, talán nem olyan kényelmes csomagban, de azért használhatók. Megértem, hogy a könyv középpontjában a Microsoft Outlook és a Microsoft OneNote áll , de úgy gondolom, hasznos lett volna, ha a szerzők javasolnak néhány más programot, amelyekkel a Microsoft Office teljes példánya nélkül is követhető lenne ugyanaz a rendszer . . Ez azonban csak egy apróbb javaslat, és biztos vagyok benne, hogy bárki, akit érdekel a rendszer követése, bármilyen szoftverrel képes működni.

Ítélet

A hatékony időgazdálkodás(Effective Time Management) valóban mindenkié. Mindannyian profitálhatunk abból, ha megtaláljuk az egyensúlyt szakmai és magánéletünkben, hatékonyabban használjuk fel időnket, és a lehető legjobban használjuk ki a rendelkezésünkre álló eszközöket. Még azok is hasznos javaslatokat találhatnak itt, akik biztosak abban, hogy mindent kézben tartanak. A szerzők világosan megértik a szoftvert és az emberi természetet, és lépésről lépésre közelítik meg, és elmagyarázzák, hogy az általuk leírtak miért működnek. Örülök, hogy lehetőségem nyílt áttekinteni ezt a könyvet, mert most elkezdhetem megvalósítani a tervét, hogy hatékonyabban gazdálkodhassak az időmmel.



Hanga Balázs

About the author

Professzionális értékelő és termelékenységnövelő vagyok. Szeretek online videojátékokkal tölteni az időt, új dolgokat felfedezni, és segíteni az embereknek a technológiai igényeik kielégítésében. Van némi tapasztalatom az Xbox-szal kapcsolatban, és 2009 óta segítek az ügyfeleknek rendszereik biztonságában.


Related posts