A Microsoft Word^{(Microsoft Word)} levelezőegyesítése lehetővé teszi személyre szabott levelek és e-mailek küldését anélkül, hogy minden egyes levelet testre kellene szabnia. A kívánt módon elkészítheti a dokumentumot, és helyőrzőket adhat hozzá a különféle adatmezőkhöz, amelyeket dinamikusan szeretne kitölteni egy adatforrásból.

Például elkészíthet egyetlen levelet az összes barátjának, amelyben megkérdezi, hogy vannak, de lehetősége van arra, hogy a levélben dinamikusan módosítsa a neveket és a városokat. Így a Johnnak^(John) írt általános levelében megemlítik a nevét és a városát, és ugyanabban a Mike-nak írt levélben Mike neve és^(Mike) városa szerepel a levelén.

Hozzon létre címzettlistát egy Excel-táblázatban^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

Egyetlen adatforrásban kell összegyűjtenie a címzettek listáját és adataikat. Ennek egyszerű módja, ha létrehoz egy Microsoft Excel -táblázatot, és hozzáadja a címzett összes adatát. Ezután ezeket az Excel-adatokat lekérheti a Microsoft Word körlevél-levélbe .^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)}

1. Használja a Start menü keresését a ^{(Start Menu)}Microsoft Excel kereséséhez és megnyitásához .

1. Kattintson a Kezdőlap^(Home) fülre a bal oldalsávban, és válassza az Üres munkafüzet^{(Blank workbook)} lehetőséget a jobb oldali panelen. Ezzel létrehoz egy üres munkalapot.

1. Kezdje el^(Start) beírni az adatokat a körlevél címzettjeihez. Ügyeljen^(Make) arra, hogy az első sort használja az adatok fejlécéhez. Ha valaki nevét akarja megadni, használja a Név^(Name) fejlécet az első sorban, és így tovább.

1. A következő példában létrehoztunk egy táblázatot négy személy adataival. A Microsoft Word programban^{(Microsoft Word)} ezeknek a személyeknek egy személyre szabott körlevél-levelet készítünk .

1. Kattintson a felül található Fájl^(File) menüre, válassza a Mentés^(Save) parancsot a bal oldalsávon, majd kattintson a Tallózás^(Browse) gombra.

1. Navigáljon^(Navigate) az asztalra, adjon nevet az Excel -táblázatnak, majd kattintson a Mentés^(Save) gombra, hogy a táblázatot az asztalra mentse. Ez megkönnyíti a táblázat megtalálását, ha a Microsoft Word alkalmazásban használja .

1. Bezárhatja a Microsoft Excel programot a számítógépén.

Készítse elő dokumentumát Microsoft Wordben^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

Írnia kell egy általános levelet, amelyet el szeretne küldeni minden címzettnek^{(send to each of your recipients)} . Ennek a levélnek tartalmaznia kell azokat az információkat, amelyek minden címzett számára közösek. Néhány példa: az üdvözlő sor írása, megkérdezi, hogy állnak, megosztja gondolatait, és így tovább.

Hagyja üresen azokat a mezőket, ahol meg szeretné jeleníteni a címzettek adatait. Ezt később adja hozzá, amikor elindítja a körlevélkészítést a Microsoft Word programban^{(Microsoft Word)} .

1. Indítsa el a Microsoft Word programot a számítógép Start menüjéből .^{(Start Menu)}

1. Kattintson a Kezdőlapra^(Home) a bal oldalsávon, és válassza az Üres dokumentum^{(Blank document )} lehetőséget a jobb oldali ablaktáblában. Használhat sablont is, ha akarja.

1. Megnyílik egy üres dokumentum. Írja meg a levelet, amelyet el szeretne küldeni a címzetteknek.

1. Bármilyen színt, formázást, betűstílust és egyéb kívánt elemet használhat. A következő egyszerű levelet hoztuk létre, amelyet elküldünk címzettjeinknek. A levél tetején a személy neve, alul pedig a városa látható.

1. Tartsa nyitva a dokumentumot az alábbi részben található körlevélkészítéshez.

Körlevél létrehozása a Microsoft Word programban^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

A Microsoft Word^{(Microsoft Word)} lehetővé teszi körlevél létrehozását a lépésenkénti varázsló segítségével. Így rendkívül egyszerűen kiválaszthatja a használni kívánt levelet, hozzáadhatja a kívánt címzetteket, és dinamikusan módosíthatja a levél tartalmát.

1. Amíg a levele még meg van nyitva a Wordben^(Word) , kattintson felül a Levelezések^(Mailings) fülre, válassza a Körlevél indítása^{(Start Mail Merge)} lehetőséget, majd válassza a Lépésről lépésre történő körlevél varázsló^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} lehetőséget .

1. Egy új ablaktábla jelenik meg a képernyő jobb oldalán. Az első részben, amely a Dokumentumtípus^{(Select document type)} kiválasztása feliratú , válassza a Levelek^(Letters) lehetőséget . Választhatja az E-mail üzeneteket^{(E-mail messages)} , ha levelét e-mailben szeretné elküldeni.
   
   Ezután a folytatáshoz kattintson alul a Tovább: Kezdő dokumentum gombra.^{(Next: Starting document)}

1. A következő képernyőn a Word megkérdezi, hogy milyen dokumentumot kíván használni a körlevélkészítéshez. Kattintson az Aktuális dokumentum^{(Use the current document)} használata opcióra, ha az aktuális levelét szeretné használni a feladathoz.
   
   Ha levele egy másik Word - fájlban található, kattintson az Indítás a meglévő dokumentumból^{(Start from existing document)} gombra a fájl megnyitásához.
   
   Ezután kattintson a Tovább gombra: Címzettek kiválasztása^{(Next: Select recipients)} alul.

1. A Címzettek kiválasztása^{(Select recipients)} részben válassza a Meglévő lista használata^{(Use an existing list)} lehetőséget . Ennek az az oka, hogy már létrehozott egy Excel - táblázatot, amely tartalmazza a címzettek adatait.
   
   Kiválaszthatja az Új lista^{(Type a new list)} beírása lehetőséget, ha még nem gyűjtötte össze a címzettek adatait.
   
   Ezután kattintson a Tallózás^(Browse) gombra az Excel-táblázat importálásához.

1. Navigáljon^(Navigate) az asztalra, és kattintson duplán a korábban létrehozott Excel -táblázatra. ^(Excel)Ezzel megnyílik a táblázat a Microsoft Word alkalmazásban .
2. A Word^(Word) megkérdezi, hogy melyik lapot szeretné használni a táblázatból. Jelölje ki az adatait tartalmazó lapot, jelölje be az Első adatsor oszlopfejlécet tartalmaz^{(First row of data contains column headers)} opciót, majd kattintson az OK gombra^(OK) .

1. A Word^(Word) lehetővé teszi a körlevélkészítéshez használni kívánt címzettek kiválasztását, ha nem akar mindenkit használni a listán. Jelölje^(Checkmark) be azoknak a személyeknek a négyzetét, akiket fel szeretne venni a leveleibe.
   
   A lista alatt található finomítási lehetőségek segítségével rendezheti és szűrheti a címzetteket. A rendezés^(Sorting) lehetővé teszi a rekordok növekvő és csökkenő sorrendbe rendezését. A szűrés^(Filtering) lehetővé teszi a mezők összehasonlítását, és kiszűrheti azokat, amelyekre nincs szüksége.
   
   Végül kattintson az OK gombra^(OK) alul.

1. Kattintson a Tovább gombra: Írja le levelét^{(Next: Write your letter)} az aljára.
2. A következő képernyőn használhatja az adatmezőket a levélben. Ennek használatához vigye a kurzort oda, ahová adatmezőt szeretne hozzáadni a levélben, majd kattintson a További elemek^{(More items )} elemre a jobb oldali ablaktáblában.

1. Válassza ki a hozzáadni kívánt adatmezőt, és kattintson alul a Beszúrás gombra.^(Insert)

1. Hozzá kell adnia az összes adatmezőt a levélhez, hogy a levelekben minden szükséges információ megtalálható legyen. Ezután kattintson a Tovább gombra: A betűk előnézete^{(Next: Preview your letters)} .

1. Megtekintheti a körlevél eredményeként generált leveleket. Kattintson a bal és jobb nyíl ikonra az egyes címzettekhez tartozó levelek megtekintéséhez.
   
   Ezután kattintson a Tovább: Az egyesítés befejezése^{(Next: Complete the merge)} gombra .

1. Most kattintson a Nyomtatás^(Print) gombra a személyre szabott betűk kinyomtatásához, vagy válassza az Egyedi betűk^{(Edit individual letters)} szerkesztése lehetőséget a betűk szerkesztéséhez.

A körlevél^(Mail) -összevonás valóban nagyszerű időtakarékos funkció a Microsoft Wordben^{(feature in Microsoft Word)} .

Tudta, hogy több dokumentumot egyesíthet a Wordben^{(merge multiple documents together in Word)} ? Ez akkor segít, ha már megírta személyre szabott leveleit, és egyetlen fájlba szeretné egyesíteni őket.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

Related posts

• A szószám megjelenítése a Microsoft Word programban

• Tegye az OpenOffice Writer kinézetét és működését a Microsoft Word-hez hasonlóvá

• Hogyan lehet törölni egy oldalt a Microsoft Word programban

• Hogyan rajzoljunk Microsoft Wordben

• Mértékegységek módosítása a Microsoft Wordben

• A „Word nem tudja elindítani a konvertert MSWRD632.WPC/SSPDFCG_x64.CNV” hiba javítása

• Vízszintes vonal beszúrása a Microsoft Word programban

• A Microsoft Office bármely verziójának javítása

• Felsorolás beszúrása a Word mondatának közepébe

• Hogyan szerezhető be a Microsoft Word ingyen

• Google Docs vs Microsoft Word – Mi a különbség?

• Billentyűparancsok létrehozása vagy generálása a Microsoft Office számára

• Szöveg keresése és cseréje a Microsoft Wordben

• Hogyan exportálhatja e-mailjeit a Microsoft Outlookból CSV vagy PST formátumba

• A Spike használatával több szövegelemet vághat ki és illeszthet be a Wordben

• Excel-munkalap beszúrása Word-dokumentumba

• Hogyan készítsünk szórólapot a Microsoft Wordben

• Szerkesztések megjelenítése, elfogadása vagy elrejtése a Microsoft Word programban

• Legördülő lista hozzáadása a Microsoft Word programban

• Automatikus szöveg létrehozása és használata a Microsoft Word programban