Ha az Outlookot használja a kollégáival való kommunikációra, valószínűleg többször is szeretett volna e-mailt küldeni egy adott csoportnak, amelynek tagsága gyakran változik. Például előfordulhat, hogy minden nap e-mailt kell küldenie az összes ügyfélszolgálati képviselőnek, de a nagy fluktuáció miatt a lista gyakran változhat.

Minden egyes személy nevét vagy e-mail-címét manuálisan is beírhatja, amikor e-mailt küld, de ez gyorsan nehézkessé válhat, ahogy a csoport növekszik. Nem csak ez, de fennáll annak a veszélye is, hogy véletlenül elfelejt valakit, ami irodai drámához vezethet. Itt jön be egy terjesztési lista vagy kapcsolattartó csoport!

A „kapcsolattartó csoport” és a „terjesztési lista” kifejezések többnyire felcserélhetők. A Microsoft^(Microsoft) elkezdte használni a „kapcsolattartó csoport” kifejezést, valószínűleg azért, mert ez egy kicsit intuitívabb, mint a „terjesztési lista”. 

A Microsoft 365^{(Microsoft 365)} -öt használó szervezetekben azonban valódi különbség van a kettő között . A Microsoft 365 rendszergazdái a meglévő Outlook -terjesztési listákat „ Csoportok^(Groups) ”-ká alakíthatják, ami viszont hozzáférést biztosít a csoport tagjainak megosztott könyvtárakhoz és együttműködési terekhez, például a Microsoft^{(Microsoft Teams)} Teamshez, a Yammerhez és a Plannerhez^(Planner) .

Bár valószínűleg az informatikai részleg irányítja a szervezet Outlook -terjesztési listáit – különösen a rettegett és gyakran rosszul karbantartott, teljes személyzeti listát –, továbbra is létrehozhat saját névjegycsoportokat az Outlookban^(Outlook) . 

Az alábbiakban végigvezetjük, hogyan hozhat létre névjegycsoportokat az Outlookban^(Outlook) a böngészőverzióhoz és az asztali alkalmazáshoz egyaránt. 

Kapcsolattartó csoport^{(Contact Group)} létrehozása az Outlook Online alkalmazásban^{(Outlook Online)}

A névjegycsoport létrehozása az Outlook böngésző verziójában egyszerű.

1. Jelentkezzen be fiókjába az outlook.com webhelyen^{(outlook.com)} , vagy válassza az Outlook lehetőséget az alkalmazásindítóból, ha már bejelentkezett a Microsoft 365 -be . Ha nem látja az Outlookot^(Outlook) az alkalmazáslistában (látni fogja), válassza az Összes alkalmazás lehetőséget^{(All apps)} .

1. A bal oldali panelen a Csoportok^(Groups) alatt válassza az Új csoport lehetőséget^{(New group)} .

1. A felugró ablakban adjon nevet és leírást az új csoportnak, majd válassza a Létrehozás lehetőséget^(Create) . (Ha a szervezet engedélyezte, előfordulhat, hogy a rendszer felkéri, hogy hozzon létre egy e-mail-címet a csoport számára. Ebben az esetben a könnyebb használat érdekében próbálja meg az e-mail-címet megegyezni a csoport nevével.)

1. Most adjon hozzá tagokat a csoporthoz. Keressen^(Search) embereket név vagy e-mail cím alapján. Válassza ki a csoportba felvenni kívánt személy keresési eredményét, és az megjelenik a „Ez a személy hozzáadásra kerül” alatt.

1. Ismételje^(Repeat) meg a 4. lépést, amíg mindenkit fel nem vett a csoporthoz, akit szeretne. Ezután válassza a Hozzáadás^(Add) gombot.
2. Válassza a Bezárás^(Close) lehetőséget .
3. E-mail küldése a létrehozott csoportnak az Új üzenet^{(New message)} lehetőség kiválasztásával .

1. A Címzett^(To) mezőbe kezdje el beírni a létrehozott csoport nevét, és válassza ki azt a megjelenő listából.

Easy peasy. De mi van akkor, ha embereket kell hozzáadnia vagy eltávolítania a csoportból? Olvass tovább.

Névjegycsoport^{(Contact Group)} szerkesztése az Outlook Online alkalmazásban^{(Outlook Online)}

A Microsoft^(Microsoft) egyszerűvé tette a névjegycsoportok szerkesztését anélkül, hogy elhagyná az Outlook Online -t . Egyes lépések némileg eltérhetnek attól függően, hogy a szervezet hogyan konfigurálta a Microsoft 365 -öt , de az alábbi lépésekkel el kell érnie a célt.

1. A bal oldali panelen a Csoportok^(Groups) alatt válassza ki a szerkeszteni kívánt csoportot.
2. A csoport bejegyzésében válassza a Továbbiak^(More) (három pont/ellipszis) ikont.

1. Válassza a Beállítások^(Settings) lehetőséget . (Attól függően, hogy az Outlook hogyan van konfigurálva a szervezetben, előfordulhat, hogy közvetlenül a Továbbiak ikonról láthatja a tagok felvételének lehetőségét.)^{(Add members)}

1. A jobb oldalon megjelenő Csoportbeállítások panelen válassza a Csoport ^{(Group Settings)}szerkesztése^{(Edit group)} lehetőséget .

1. Válassza a Tagok^{(Members )} lapot. 
2. Innen hozzáadhat tagokat, vagy törölheti őket a csoportból, ha kiválasztja az eltávolítani kívánt személy bejegyzése melletti X ikont.^(X)

1. Ha felvett tagokat a csoportba, kattintson a Hozzáadás^(Add) gombra. Ellenkező esetben válassza a Bezárás lehetőséget^(Close) .

A névjegycsoportok szerkesztésének^{(Edit Contact Groups)} másik módja^(Way) az Outlook Online alkalmazásban

Attól függően, hogy az Outlook hogyan van konfigurálva, a következő lépések végrehajtásával is szerkesztheti a névjegycsoportokat:

1. Lépjen az Outlook Személyek^{(People )} részébe (a Naptár^(Calendar) ikontól jobbra). 

1. A Csoportok^(Groups) részben a bal oldali panelen válassza a Tulajdonos^(Owner) lehetőséget a létrehozott csoportok megjelenítéséhez.

1. Válassza ki^(Select) a listából a szerkeszteni kívánt csoportot.
2. Válassza a Csoporttagok kezelése^{(Manage group members)} lehetőséget .

1. Innen hozzáadhat tagokat vagy törölhet meglévő tagokat a bejegyzés melletti X jel kiválasztásával.^(X)

Kapcsolattartó csoport^{(Contact Group)} létrehozása az Outlook asztali alkalmazásában^{(Desktop App)}

A kapcsolattartó csoport létrehozása az Outlook asztali verziójában még egyszerűbb, mint az online verzióban.

1. Indítsa el az Outlook programot, és válassza ki a Személyek^(People) ikont a bal alsó sarokban (ahol válthat az e-mailek, a feladatok, a személyek és a naptár között).

1. Ezután az eszköztáron válassza az Új kapcsolattartó csoport^{(New Contact Group)} lehetőséget . (Ha szervezete Microsoft 365 -öt használ , láthat egy Új csoport^{(New Group)} gombot is. Céljainkra az Új kapcsolattartó csoportot^{(New Contact Group)} használjuk a csoportos e-mailek megkönnyítésére.)

1. A megjelenő Kapcsolati csoport^{(Contact Group)} ablakban adjon nevet a kapcsolattartó csoportnak, majd válassza a Tagok hozzáadása^{(Add Members)} lehetőséget, és válassza ki, honnan szeretné elérni az új tagokat. A lehetőségek között szerepelhet az Outlook névjegyekből^{(From Outlook Contacts)} , a Címjegyzékből^{(From Address Book)} vagy az Új e-mailes kapcsolattartó^{(New Email Contact)} . 

1. Egyenként keresse meg azokat a személyeket, akiket fel szeretne venni a névjegycsoportba. Győződjön^(Make) meg róla, hogy bejegyzésük ki van jelölve, és a hozzáadáshoz kattintson a Tagok^(Members) gombra (vagy kattintson duplán a bejegyzésükre). Ha végzett, kattintson az OK gombra^(OK) .
2. Zárja be az ablakot, és győződjön meg arról, hogy igennel^(Yes) válaszol, ha a rendszer kéri a módosítások mentésére.
3. Most, amikor új e-mailt címez, beírhatja a kapcsolattartó csoport nevét a Címzett^(To) mezőbe. A kapcsolattartó csoport hozzáadásra kerül. Ha kívánja, kibonthatja a csoportlistát, és az Outlook a listát a tagjaira cseréli. Figyelmeztetés azonban, hogy nem tudja újra összecsukni a listát.

^(Contact)A névjegycsoportok bejegyzésekként jelennek meg az Outlook címjegyzékében , így megtalálhatja őket abban az ábécé szerinti listában.

Névjegycsoport^{(Contact Group)} szerkesztése az Outlook asztali alkalmazásában^{(Desktop App)}

Most szerkesszünk egy meglévő névjegycsoportot az Outlook asztali verziójában .

1. Indítsa el az Outlook programot, és válassza ki a Személyek^(People) ikont a bal alsó sarokban.
2. Keresse meg^(Find) és válassza ki a szerkeszteni kívánt csoportot a névjegyzékben.
3. A jobb oldali panelen válassza a Szerkesztés^(Edit) lehetőséget . Ezzel visszatérhet oda, ahol tagok hozzáadásával és/vagy eltávolításával kezelheti a csoportot.

Akár az Outlook online verzióját, akár az asztali alkalmazást használja, mindenképpen megéri néhány percet szánni a többször használt Outlook terjesztési listák létrehozására. ^(Outlook)Örülni fog, hogy megtette.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Outlook to communicate with your colleаgues, you’ve probably wanted to repeatedly email a specific group whose membership changes оften. For example, you may need to email all of your customer service reрs eνery day, but due to high turnover, the list may change often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• Outlook e-mailek továbbítása a Gmailbe

• Hogyan készítsünk legördülő listát az Excelben

• Microsoft Outlook parancsikonok létrehozása e-mailekhez és feladatokhoz

• Keressen Outlook e-mailben feladó, dátum, kulcsszó, méret és egyebek alapján

• E-mailek automatikus áthelyezése az Outlook mappáiba a szabályok segítségével

• 4 módszer a Microsoft Teams szavazás futtatására megbeszélések közben

• Cellák összekapcsolása lapok és munkafüzetek között Excelben

• Audionarráció hozzáadása egy Powerpoint-bemutatóhoz

• Hogyan készítsünk ellenőrzőlistát Excelben

• A lassú Outlook betöltési probléma megoldása

• A Microsoft Outlook Probléma Hiba javítása

• Hogyan csoportosítsunk munkalapokat Excelben

• Gantt-diagramok létrehozása a Microsoft Excelben

• OneDrive iskolához vagy munkához: 8 tipp kezdőknek

• Mi az a Microsoft MyAnalytics és hogyan kell használni?

• Hogyan számítsuk ki az eltérést az Excelben

• Hogyan készítsünk hisztogramot Excelben

• 15 PowerPoint-tipp és trükk a prezentációk tökéletesítéséhez

• Végső útmutató a sérült vagy korrupt Word-fájlok javításához

• Az Excel adatok diagramozása