Az Excel^(Excel) legördülő listái hatékony eszközök. Lehetővé teszik, hogy a felhasználók számára legördülő nyilat lássanak el, amely kiválasztva a választási lehetőségek listáját jeleníti meg.

Ez csökkentheti az adatbeviteli hibákat, mert elkerüli, hogy a felhasználóknak közvetlenül kelljen beírniuk a válaszokat. Az Excel^(Excel) még azt is lehetővé teszi, hogy a legördülő listákhoz tartozó elemeket cellákból húzza ki.

Azonban ez nem áll meg itt. A legördülő cellák adatérvényesítésének néhány kreatív módszerével akár több összekapcsolt legördülő listát is létrehozhat, ahol a második listában elérhető^{(available in a second list)} elemek attól függnek, hogy a felhasználó milyen szakaszt készített az első listában.

Mire jók a több ^(Good)hivatkozással összekapcsolt^(Linked) legördülő listák ?

Vegye figyelembe, hogy a legtöbb online űrlap másodlagos legördülő listákat tölt ki az előtte lévő legördülő listában szereplő válaszok alapján. Ez azt jelenti, hogy Excel adatbeviteli lapjait ugyanolyan fejlettsé teheti, mint az online űrlapokat. A felhasználó válaszai alapján módosítja magát. 

Tegyük fel például, hogy egy Excel -táblázatot használ számítógépes adatok gyűjtésére azoktól a felhasználóktól, akiknek számítógépjavításra^{(computer repairs)} van szükségük . 

A beviteli lehetőségek így nézhetnek ki:

• Számítógép rész^{(Computer Part)} : Monitor, egér^(Mouse) , billentyűzet^(Keyboard) , alaprendszer^{(Base System)}
• Alkatrész típusa:
  • Monitor : üveg, ház^(Housing) , tápkábel^{(Power Cord)} , belső elektronika^{(Internal Electronics)}
  • Egér^(Mouse) : kerék, LED lámpa^{(LED Light)} , vezeték^(Cord) , gombok^(Buttons) , ház
  • Billentyűzet^(Keyboard) : billentyűk, ház^(Housing) , membrán^(Membrane) , vezeték^(Cord) , belső elektronika^{(Internal Electronics)}
  • Alaprendszer^{(Base System)} : burkolat, gombok^(Buttons) , csatlakozók^(Ports) , tápellátás^(Power) , belső elektronika^{(Internal Electronics)} , operációs rendszer^{(Operating System)}

Amint az ebből a fából látható, az „Alkatrésztípus” kiválasztásához rendelkezésre álló információk attól függnek, hogy a felhasználó melyik számítógép^{(Computer Part)} -alkatrészt választja ki az első legördülő listából.

Ebben a példában a táblázat a következőképpen nézhet ki:

Ha több összekapcsolt legördülő listát hoz létre, akkor a B1 legördülő listából kiválasztott elemet használhatja a B2 legördülő lista tartalmának irányításához.

Nézzük meg, hogyan lehet ezt beállítani. Ezenkívül nyugodtan töltse le az alábbi példával ellátott Excel -mintalapunkat.

Hozd létre a legördülő lista forráslapját^{(List Source Sheet)}

Az ilyesmi beállításának legtisztább módja egy új lap létrehozása az Excelben^(Excel) , ahol konfigurálhatja a legördülő lista összes elemét.

A hivatkozott legördülő listák beállításához hozzon létre egy táblázatot, ahol a fejléc a tetején az összes számítógép-alkatrészt tartalmazza, amelyet fel szeretne venni az első legördülő listába. Ezután sorolja fel az összes elemet (alkatrésztípust), amelyeknek a fejléc alá kell kerülniük.

Ezután ki kell választania és el kell neveznie az egyes tartományokat, hogy az adatellenőrzés^{(Data Validation)} későbbi beállításakor ki tudja választani a megfelelőt.

Ehhez válassza ki az összes elemet az egyes oszlopok alatt, és nevezze el a kiválasztott tartományt a fejlécével megegyezően. Egy táblázat elnevezéséhez egyszerűen írja be a nevet az „A” oszlop feletti mezőbe.

Például jelölje ki az A2 – A5 cellákat , és nevezze el a tartományt „Monitor”-nak.

Addig ismételje ezt a folyamatot, amíg az összes tartományt megfelelően el nem nevezi. 

Ennek másik módja az Excel Létrehozás kijelölésből ^(Create)funkciójának^(Selection) használata. Ez lehetővé teszi az összes tartomány elnevezését a fenti kézi eljáráshoz hasonlóan, de egyetlen kattintással.

Ehhez egyszerűen válassza ki az összes tartományt a második létrehozott munkalapon. Ezután válassza ki a Képletek^(Formulas) menüpontot a menüből, és válassza a Létrehozás a kijelölésből^{(Create from Selection)} lehetőséget a szalagon.

Megjelenik egy felugró ablak. Győződjön meg arról, hogy csak a felső sor^{(Top row)} van kiválasztva, majd kattintson az OK gombra^(OK) .

Ez a felső sorban lévő fejlécértékeket fogja használni az alatta lévő tartományok elnevezéséhez. 

Állítsa be az első legördülő listát

Most itt az ideje, hogy beállítsa több, összekapcsolt legördülő listáját. Ezt csináld meg:

1. Visszatérve az első lapra, jelölje ki az első címke jobb oldalán lévő üres cellát. Ezután válassza ki az Adatok^(Data) menüpontot a menüből, és válassza az Adatok érvényesítése^{(Data Validation)} lehetőséget a szalagon.

2. A megnyíló Adatellenőrzés^{(Data Validation)} ablakban válassza a Lista^(List) lehetőséget az Engedélyezés^(Allow) alatt , majd a Forrás^(Source) alatt válassza a felfelé mutató nyíl ikont. Ezzel kiválaszthatja a legördülő lista forrásaként használni kívánt cellatartományt.

3. Válassza ki a második lapot, ahol beállította a legördülő lista forrásadatait, majd csak a fejlécmezőket jelölje ki. Ezekkel tölti ki a kezdeti legördülő listát a kiválasztott cellában.

4. Válassza a lefelé mutató nyilat a kiválasztási ablakban az Adatérvényesítés^{(Data Validation)} ablak kibontásához. A kiválasztott tartomány megjelenik a Forrás^(Source) mezőben. A befejezéshez kattintson az OK gombra^(OK) .

5. Most, visszatérve a fő lapra, észre fogja venni, hogy az első legördülő lista tartalmazza a második lap fejlécmezőinek mindegyikét.

Most, hogy az első legördülő lista elkészült, ideje létrehozni a következő, linkelt legördülő listát.

Állítsa be az első legördülő listát

Válassza ki a második cellát, amelyhez listaelemeket szeretne betölteni, attól függően, hogy mi van kiválasztva az első cellában.

Ismételje meg a fenti folyamatot az Adatellenőrzés^{(Data Validation)} ablak megnyitásához. Az Engedélyezés^(Allow) legördülő listában válassza a Lista^(List) lehetőséget . A Forrás^(Source) mező az első legördülő listában kiválasztott elemektől függően húzza be a listaelemeket.

Ehhez írja be a következő képletet:

=INDIRECT($B$1)

Hogyan működik az INDIRECT függvény?

Ez a függvény egy érvényes Excel hivatkozást (ebben az esetben egy tartományt) ad vissza egy szöveges karakterláncból. Ebben az esetben a szöveges karakterlánc az első cella által átadott tartomány neve ($B$1). Tehát az INDIRECT felveszi a tartomány nevét, majd a legördülő menüből hitelesíti a megfelelő tartományt, amely az adott névhez van társítva.

Megjegyzés^(Note) : Ha ehhez a második legördülő listához úgy konfigurálja az adatellenőrzést, hogy nem választ ki értéket az első legördülő listából, hibaüzenet jelenik meg. A hiba figyelmen kívül hagyásához és a folytatáshoz válassza az Igen lehetőséget.^(Yes)

Most tesztelje az új, többszörös, összekapcsolt legördülő listákat. Az első legördülő menü segítségével válassza ki a számítógép egyik részét. A második legördülő menü kiválasztásakor látnia kell az adott számítógéprész megfelelő listaelemeit. Ezek voltak az alkatrésztípusok a második lap^{(on the second sheet)} oszlopában, amelyeket az adott alkatrészhez kitöltött.

Több összekapcsolt^{(Multiple Linked)} legördülő lista használata az Excelben^(Excel)

Amint látja, ez egy nagyon klassz módszer a táblázatok dinamikusabbá tételére. A következő legördülő listák kitöltésével a felhasználók más cellákban kiválasztott^{(select in other cells)} elemeire adott válaszként , így táblázatait sokkal jobban reagálhatja a felhasználókra, és sokkal hasznosabbá teheti az adatokat.

Játsszon a fenti tippekkel, és nézze meg, milyen érdekes linkelt legördülő listákat hozhat létre a táblázatokban. Ossza meg^(Share) néhány érdekes tippjét az alábbi megjegyzések részben.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drop-down lists in Excel are рowerful tools. They let you provide users with a drop-down arrow that, when selected, provides them with a list of choicеs.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

Related posts

• Hogyan lehet gyorsan beszúrni több sort az Excelbe

• Adatok egyesítése több Excel-fájlban

• Az üres sorok törlése az Excelben

• Az Excel Speak Cells funkciójának használata

• Excel-munkalap beszúrása Word-dokumentumba

• Használja a billentyűzetet a sormagasság és az oszlopszélesség módosításához az Excelben

• 2 módszer az Excel transzponálási funkciójának használatára

• Mi az a VBA-tömb az Excelben, és hogyan kell programozni egyet

• Alapvető egyoszlopos és többoszlopos adatrendezés Excel-táblázatokban

• A #N/A hibák javítása az Excel-képletekben, például a VLOOKUP-ban

• 5 módszer a szöveg számokká konvertálására az Excelben

• A PMT függvény használata Excelben

• Hogyan írjunk IF-képletet/-kimutatást Excelben

• Mikor érdemes az Index-Match-et használni a VLOOKUP helyett az Excelben

• Az If és a Beágyazott If utasítások használata Excelben

• Hogyan javítsunk ki egy sort az Excelben

• Hogyan lehet nyomon követni a függőket Excelben

• Az abszolút hivatkozások használata az Excelben

• Hogyan távolítsuk el a rácsvonalakat az Excelben

• Több Word dokumentum egyesítése