Sok cég világszerte nem bánja, ha kiterjeszti az otthoni munkavégzés lehetőségét dolgozóira is, akiknek nem kell feltétlenül hivatalban lenniük. Ezzel kapcsolatban fontossá válik, hogy tisztában legyen bizonyos videokonferencia-etikettekkel^{(video conferencing etiquette)} .

Míg a vállalatok a telejelenlét és a videokonferencia módot használják ki a zökkenőmentes elköteleződés érdekében, íme néhány videokonferencia-etikett, tipp és szabály, amelyeket be kell fogadnia, hogy tartós benyomást keltsen.

Olvassa el^(Read) : Hogyan állítsunk be egy Microsoft Teams értekezletet és csatlakozzunk hozzá^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Videokonferencia etikett útmutató

Egy videokonferencia során nincs lehetőséged mindenkivel személyesen találkozni, hogy maradandó benyomást keltsen. Tehát kövesse ezeket a kívánt etiketteket referencia útmutatóként.

1. Előzetesen döntse el az ülés napirendjét
2. Állítsa be a hátteret
3. Készüljön fel a találkozóra
4. Legyen pontos az idő
5. Tartsa tisztán az íróasztalát
6. Ismerje meg közönségét
7. Dokumentálja a releváns pontokat
8. Jelöljön ki egy jegyzetkészítőt
9. Legyen udvarias a többi résztvevővel
10. Tartsa némítva a mikrofont, ha nem használja

A jó videokonferencia-hívás etikett segítségével megerősítheti önbizalmát és fejlesztheti kommunikációs készségeit.

1] Előre döntse el^(Decide) az ülés napirendjét

A hatékony videokonferencia elengedhetetlen gyakorlata, hogy csak akkor kell megszervezni és a találkozót, ha tökéletesen érti a megbeszélések témáját. Ennek megfelelően, ha Ön szervezi a virtuális találkozót, akkor gondoskodjon arról, hogy minden résztvevő előzetesen rendelkezzen bizonyos ismeretekkel erről. Biztonságosnak tekinthető legalább két emlékeztető küldése,

• Egy nappal a találkozó előtt
• Egy órával a találkozó kezdete előtt

Ez segít a résztvevőknek felkészülni a találkozóra, hogy ne kapják el őket, és ne birkózzanak meg az etiketttel.

2] Állítsa be a hátteret

Sokkal fontosabb, hogy a háttérben megfelelő villámviszonyok legyenek az árnyékok elkerülése érdekében. Hasonlóképpen, ha közvetlenül mögötted van egy napfényes ablak, húzd be a rolót, hogy tompítsd a villámlást. Ezenkívül a tiszta fal vagy függöny sokkal jobb, mint egy zsúfolt iroda vagy furcsa műalkotás, hogy elkerülje a figyelemelvonást.

Ne feledje, hogy az a személy, akivel videokonferenciát folytat, nem érezheti magát elzavarva. Ezért hívás előtt feltétlenül ellenőrizze, hogy mit látnak. Ha túl sokat aggódik amiatt, hogy mi van a hátterében, és mások hogyan látják ezt, az növelheti a stresszt, ami akadályozhatja a munkát.

Olvassa el^(Read) : Hogyan lehet elmosni a hátteret a Microsoft Teams értekezleten^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Készüljön fel a találkozóra

Üljön^(Sit) egyenesen a kamerába, és viseljen mosolyt az arcán. Használjon^(Use) természetes gesztusokat, amikor beszél, és próbálja korlátozni a mellékes beszélgetéseket. Kerülje^(Avoid) a mikrofon megkocogtatását vagy a susogó papírokat a mikrofon közelében. Ezenkívül a lehető legkisebb legyen a mozgása.

4] Légy időben

Sokan általában késnek, ezért számít az időben való érkezés. Valójában ennek szabványnak kell lennie ahhoz, hogy lépést tudjon tartani bármilyen találkozóval, videóval vagy mással. Mert bár megúszhatja a fizikai találkozót, a videokonferencia során nincs kibúvó út.

5] Tartsa tisztán az íróasztalát

Az íróasztal ne nézzen ki rendetlennek vagy rendezetlennek. Ezért fontos, hogy ne legyen semmi közted és a fényképezőgép között. Vegye le az asztaláról a papírköteget, cetlit és egyéb írószereket. Érdemes tisztán tartani a Windows -asztalt is. ^(Windows)Használja az Asztali ikonok elrejtése^{(Hide desktop icons)} opciót, ha úgy érzi, hogy szükséges.

6] Ismerje meg közönségét

Az iskolai öltözködési szabályokat videokonferencián keresztül nem érvényesítheti, azaz a közönségtől függően az öltözéke az általában józan formálistól az egészen hétköznapiig változhat. Javasoljuk, hogy világos pasztellszínekkel és tompa színekkel menjen a legjobban a képernyőn.

7] Dokumentálja a vonatkozó pontokat

A távoli értekezletek megfelelő^(Proper) dokumentálása lehetővé teszi a részletek hatékony visszahívását, amikor szükséges. Ezenkívül segíthet a csapat többi tagjának, akik nem tudtak részt venni az értekezleten, hogy lépést tartsanak.

8] Jelöljön ki egy jegyzetkészítőt

A közgyűlésen bevált gyakorlatnak tekinthető, ha mindig tart egy jegyzettömböt a fontos pontok feljegyzéséhez. Ez a gyakorlat még fontosabbá válik a virtuális térben. Tehát rendeljen hozzá egy jegyzetkészítőt, aki az értekezleten mindent dokumentál, ahogy az történik. Ez árnyalatot ad, és ha valaki vissza akarja nézni a megbeszélteket, könnyen eljuthat oda.

9] Legyen udvarias a többi résztvevővel

Ha Ön a videokonferencia szervezője vagy szervezője, jelentkezzen be számítógépére, és néhány perccel a tervezett időpont előtt álljon készen a találkozóra. Ez legyen az első lecke.

Másodszor, kezdje azzal, hogy beszéd előtt bemutatkozik, hogy minden résztvevő megismerjen, és a neveden szólíthasson.

Olvassa el^(Read) : Hogyan nézhet ki a legjobban egy videokonferencia-hívás során^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Tartsa^(Keep) némítva a mikrofont, ha nem használja

Még akkor is, ha nem beszél, és úgy gondolja, hogy csendben van, a legtöbb mikrofon képes érzékelni kisebb háttérzajokat, például köhögést, tüsszentést vagy gépelést. Ezek a hangok könnyen elvonhatják a videokonferencia többi résztvevőjét, vagy bosszúságot okozhatnak. Tehát némítsa el a mikrofont, mielőtt szünetet tartana és kimozdulna egy megbeszélés közben.

Valami mást meg kellett volna említenünk?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Mаny firms worldwide do not mind extending the facilіty of work-from-home to their workers who don’t have to neceѕsarily be in officе. In this connectіоn, іt bеcomes important to be aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• A Drupal telepítése a WAMP használatával Windows rendszeren

• A legjobb szoftver és hardver Bitcoin pénztárcák Windows, iOS, Android rendszerhez

• Az Internet Radio Station ingyenes beállítása Windows PC-n

• A Fix Partner nem csatlakozott a router hibájához a TeamViewerben Windows 10 rendszeren

• A NASA Eyes segít felfedezni az Univerzumot, mint az űrhajósok

• Különbség az analóg, digitális és hibrid számítógépek között

• Hiba történt a VLC frissítéseinek keresése közben

• Hogyan lehet törölni LastPass-fiókját

• 10 legjobb USB LED lámpa laptopokhoz

• Microsoft Identity Manager: szolgáltatások, letöltés

• A legjobb ingyenes biztonságos digitális notebook szoftver és online szolgáltatások

• A munkamenet-üzenetküldő alkalmazás erős biztonságot kínál; Telefonszám nem szükséges!

• Mi az a Big Data – egyszerű magyarázat példával

• Mi az a Data Analytics és mire használják

• Mi az a mágneshivatkozás, és hogyan lehet megnyitni a mágneses hivatkozásokat böngészőben

• Kilenc nosztalgikus technikai hangzás, amelyeket valószínűleg évek óta nem hallottál

• A Windows 95 telepítése Windows 10 rendszeren

• E-hulladékkezelés, újrahasznosítás, ártalmatlanítás, tények, problémák, megoldások

• Hogyan zárható be Payoneer számlája?

• Mi az a buta ablak szindróma – magyarázat és megelőzés